As reuniões estão no topo das situações que desperdiçam tempo no trabalho, por serem muitas vezes mal preparadas e conduzidas. Assim, corrigir o sistema de reuniões em uma empresa torna-se compensador, mas não é uma tarefa simples. Para ajudar nesse processo, a OZ! Organize Sua Vida, empresa especializada em organização profissional, preparou cinco dicas:
1 – Identifique o objetivo:
Reuniões sem propósito parecem inúteis. Ao estabelecer um objetivo claro, seus participantes passam a vê-la com mais importância e a interação é maior.
2 – Prepare-se adequadamente:
Os participantes devem saber previamente quais informações precisam um do outro. Preparar listas, atas individuais e levar documentos que possam ajudar a desenvolver o objetivo podem ser grandes aliados. Isso reduz a duração das reuniões e os integrantes não perdem tempo unindo dados dos quais ninguém vai precisar.
3 – Mantenha a reunião sob controle:
Defina um mediador para a reunião, alguém que cuide do tempo e mantenha o foco e objetivo central, evitando dispersões. Ele deve seguir uma agenda.
4 – Seja decisivo:
As reuniões geralmente resultam em decisões e pontos de ação. Por isso, é importante identificar o que deverá ser feito a partir dali, quem cuidara de cada tarefa e o prazo. O mediador ou outro participante podem reunir essas informações em forma de ata para todos.
5 – Distribua rapidamente a ata e mantenha as decisões tomadas:
As atas costumam demorar dias para serem distribuídas depois da reunião, o que pode fazer com que, posteriormente, as decisões apresentadas não sejam reconhecidas pelos membros. Antes de terminar a reunião, o responsável pela ata pode compartilhar com os participantes tudo o que foi conversado e decidido, assim, em tempo real, cada um poderá anotar a sua parte, opinar e fazer as correções necessárias.
