Diante da complexidade das obrigatoriedades fiscais atuais fica claro que as empresas precisam prestar muita atenção aos processos de emissão e recebimento de documentos fiscais eletrônicos. Cada tipo de documentação tem suas próprias regras para correções, retificações ou cancelamentos e, caso essas regras não sejam cumpridas, podem gerar pesadas multas, além de uma série de contratempos para as empresas.
No caso do SPED é preciso ficar atento as características e regras próprias de cada tipo. No SPED contábil, por exemplo, após o livro contábil digital ser autenticado pela Junta Comercial, não há mais a possibilidade de retificação. O SPED fiscal segue legislação estadual, sendo que cada unidade federada tem suas regras para tal procedimento. No caso da EFD-Contribuições, a declaração pode ser retificada até o último dia útil do ano-calendário seguinte a que se refere a escrituração substituída. Mas, mesmo nos casos onde é possível a retificação, existem diversas exceções e peculiaridades que devem ser observadas para não resultarem em multas por infração.
Já a nota fiscal eletrônica permite que a empresa corrija facilmente as informações de uma nota emitida. Quando identificado algum erro é possível cancelar o documento e emití-lo novamente, desde que seja feito dentro de um prazo de 24 horas e não tenha ocorrido o trânsito da mercadoria. Atendendo aos requisitos, não há aplicação de multas.
Os critérios de avaliação e aplicação de multas podem variar de acordo com cada estado. As situações mais comuns passíveis de serem multadas são a não emissão do documento, não atendimento dos prazos para emissão ou não escrituração/armazenamento do documento. Neste caso as multas podem variar de 50% a 150% do valor do imposto devido.
Para prevenir tais complicações o primeiro passo é verificar a situação atual da empresa, identificando quais são os processos que envolvem documentação fiscal eletrônica. Identificados os processos, é possível definir como eles podem ser atendidos, automatizados e melhorados. É aconselhável buscar empresas especialistas no diagnóstico e implementação de projetos de gestão de documentos fiscais eletrônicos.
Implementar um projeto desse nível depende de investimento (recursos financeiros) e do envolvimento das pessoas. Em um projeto dessa importância é extremamente necessário a interação entre os setores, principalmente o fiscal, contábil e o TI.
Maicon Klug é diretor da G2KA Sistemas.
