16|11|2011

Em muitas empresas em que somos convidados a realizar pré-auditoria para certificação, seja oficina de reparação ou comércio varejista de autopeças, a primeira e maior dificuldade que encontramos é o entendimento do proprietário de que ele precisa investir não apenas em boas ferramentas, mas também em bons profissionais administrativos.

Não é raro encontrar uma oficina com chão brilhante, tudo muito limpo e organizado, ou ainda uma loja bem arrumada, onde os produtos procurados são fáceis de encontrar, mas quando o assunto é documento de papel, aí sim a bagunça e desorganização é maior. Falta controle das contas, da entrada de dinheiro, dos cheques pré-datados, quadro de funcionários, entre outros.

Dessa forma, todo o dinheiro ganho na operação é perdido na falta de organização e administração, o que reflete de forma negativa no negócio. O que fazer nesta hora? Existem diversas alternativas, desde a contratação de um profissional de administração até a realização de cursos específicos que ensinam como lidar com tantos papéis.

Sempre ouço do pessoal que visito dizer que não é possível deixar uma pessoa estranha tomando conta do dinheiro, e que isso deve ser feito por alguém da família. Esse caso é típico e muito freqüente nas empresas familiares: enquanto uma pessoa faz a parte operacional (técnica ou vendas), o companheiro, esposa, filha, filho ou marido, cuida do financeiro-administrativo.

Não há nada errado nesse modelo, desde que as habilidades sejam similares – enquanto um realiza bem o trabalho operacional o outro faz o mesmo na administração. Esse pequeno detalhe faz toda diferença entre o sucesso e a sobrevivência.

Como fazer isso? Existem algumas perguntas que você pode fazer frequentemente a si mesmo para saber se tudo está bem ou se é preciso melhorar. Uma delas é: De quanto é minha despesa mensal? Em que tenho gasto tanto dinheiro? Por quê? Existe alguma forma de gastar menos?

O pior é que quando não se sabe exatamente qual é o ganho, as retiradas mensais acabam sendo maiores do que o lucro. O resultado é que, além de não sobrar para investimentos em novas tecnologias, a empresa se descapitaliza e pode se ver obrigada a encerrar as atividades.

Essas perguntas revelarão se o dinheiro está sendo bem empregado ou não, se existe oportunidade de fazer o mesmo gastando menos, mas sem se esquecer da qualidade. Nenhuma empresa sobrevive sem saber o quanto gasta e com o que gasta. Um relatório bem simples pode ser criado, com anotações diárias de tudo que é gasto no dia, com um breve descritivo.

Nesse mesmo caderno, é possível criar uma coluna com os valores do dinheiro que entra, também com o descritivo da venda realizada. Esse, caros amigos, é o livro-caixa, que, para muitos é básico, mas outros nem sabem que existe. E aqui vai uma dica: os cheques pré-datados podem ser registrados na data de depósito, porém a venda, na data em que foi realizada. Em ambos, deve se anotar uma referência, para que no futuro seja fácil a compreensão.

Algumas instituições de ensino têm cursos específicos que ajudam o técnico a se tornar empresário e não são difíceis encontrá-las: o SENAI e o SEBRAE são boas referências. A nós do IQA cabe indicar os caminhos, pois esses são os primeiros passos para a certificação.

José Palacio é auditor técnico do IQA – Instituto da Qualidade Automotiva.