Um estudo da consultoria global Proudfoot Consulting, realizado com 500 executivos de 15 países, mostrou que as empresas não conseguem operar todos os dias utilizando 100% da capacidade de produção dos funcionários, sendo que 85% é o limite. Essa improdutividade gera um custo financeiro a países de até US$ 658 bilhões (para o período de 2005 e 2006).
Na Austrália, França, Alemanha, Portugal, Estados Unidos e Reino Unido, por exemplo, a média de tempo perdido pelos colaboradores é de 18%, levando-se em conta a quantidade oficial de horas trabalhadas em cada uma dessas nações.
No Brasil, pesquisa realizada pelo especialista em gerenciamento de tempo e produtividade pessoal, Christian Barbosa, que contou com a participação de mais de 18 mil pessoas, apontou que um terço do tempo dos trabalhadores é desperdiçado com tarefas circunstanciais, que não geram resultados.
Exemplo disso são as reuniões sem foco, os spams que recebemos no e-mail e as constantes interrupções no ambiente de trabalho, com brincadeiras e conversas paralelas. "O estudo revelou que, somente com o e-mail, gastamos três horas por dia", afirma Barbosa.
Tempo perdido
Outro fator que acarreta desperdício de tempo é a falta de prioridades, mas, neste caso, a culpa não é apenas do profissional, e também da empresa. Explica-se: muitas pessoas têm dificuldade de se planejar e estabelecer prioridades frente às tarefas que precisam executar, ao passo que a empresa que não tem claras suas metas muda constantemente as prioridades do funcionário.
Também perde muito tempo aquela pessoa multitarefa, que encara várias atividades simultaneamente, porém, no final, não dá conta de tudo e ainda percebe que não fez nada direito. "As várias tarefas consomem mais tempo do que se o profissional focasse em apenas uma atividade".
Como o profissional e a empresa devem agir
A solução, de acordo com o especialista em gerenciamento de tempo, não é nova: planejamento. "Utilize uma ferramenta que funcione como agenda para ajudar no planejamento", aconselha. "Muitos profissionais perdem tempo demais procurando informações".
Já a empresa precisa ter uma "política de produtividade bastante clara", bem como deve estimular o trabalho colaborativo na equipe. "O que não pode acontecer é, quando algo não tiver sido feito no prazo, um funcionário culpar o outro. Se não foi feito o trabalho, a responsabilidade é de todos, sem diferenciações".
Para Barbosa, os gestores precisam entender que existe uma diferença pequena entre falta de tempo e falta de planejamento, sem esquecer que falta de equipe também é um problema.
