Controlar os gastos corporativos referentes a transporte, alimentação, hospedagem, entre outros, é motivo de transtorno para muitas empresas. Grande parte delas ainda continua utilizando processos burocráticos, desorganizados, e demorados, que acabam impactando o negócio de forma negativa.
A gestão ineficiente também gera a insatisfação dos colaboradores. Na maioria das vezes, eles precisam gastar do seu próprio bolso, guardar as notas fiscais, preencher longos relatórios de reembolso, colher assinatura dos gerentes e diretores, e, depois disso, ainda aguardar dias para que o valor seja reavido, além de conferir datas, valor gasto e o estabelecimento.
Os problemas não param por aí. A conferência e a validação dessas informações fica a cargo dos gestores das áreas responsáveis, que perdem um tempo precioso em toda essa checagem, quando poderiam dedicar mais atenção às tarefas direcionadas ao core business da empresa em que atuam.
Para piorar o cenário, o processo que envolve o reembolso muitas vezes é realizado de forma manual, o que pode gerar erros de digitação, e até mesmo fraudes e gastos indevidos, já que, em caso de perda de documentos, uma pessoa de má fé pode declarar um valor acima do que o real registrado numa nota fiscal, ou até mesmo passar informações falsas em relação à data e ao local de hospedagem, em caso de viagens, por exemplo.
Uma pesquisa de mercado realizada pela renomada, Forrester Research, mostrou que 90% das empresas não possuem uma solução para automatizar a gestão dos gastos corporativos e que sem uma ferramenta é possível ter 5% de transações indevidas. Os resultados desse estudo deixam claro que ainda há espaço para evolução.
Entre as alternativas que vêm sendo apontadas como o futuro, mas que muitas companhias já vêm colocando em prática, está a adoção de cartões pré-pagos, aqueles em que as empresas podem carregar com um determinado valor pré-estimado, conforme demandas pontuais, e entregar aos colaboradores que precisarão realizar gastos corporativos.
Esses cartões, além de trazerem mais agilidade, rapidez, simplicidade e segurança, evitam gastos indevidos e a complexidade dos reembolsos, possibilitando aos gestores uma visão completa de todas as despesas, e um acompanhamento on line e em tempo real dos gastos que estão sendo realizados por meio de informações detalhadas que garantem ao gestor maior controle e mobilidade das ações, exibindo no aplicativo os locais de utilização do cartão, saldo, justificativa, e foto da nota fiscal.
A tomada de decisão também sofre influência dessa nova forma de gestão, por meio de cartões pré-pagos. Isso porque, de acordo com as informações que o gestor recebe através da plataforma, é possível analisar quais as categorias estão apresentando um maior custo, entre alimentação, transporte, hospedagem, etc., e comparar quais unidades ou setores da empresa estão gastando mais. Com esses dados em mãos é possível planejar eventuais mudanças, ou até mesmo auditorias.
Quem não estiver preparado para aderir a soluções inovadoras vai continuar sofrendo as consequências de uma administração de gastos corporativos ineficiente, ultrapassada, e que só traz prejuízo e desvantagens para todos os envolvidos.
Juliana de Almeida Prado é head de negócios da PayPaxx, empresa da holding Hub Prepaid, especializada em gestão de despesas corporativas e pagamentos de recebíveis.
