por Mônica Pupo

Imagine que, após meses de expectativa, você finalmente conseguiu agendar aquela reunião tão aguardada com um possível cliente para apresentar seu produto ou empresa. Às vésperas da data, prepara às pressas um documento no PowerPoint que será a base da apresentação. Após fazer algumas correções, no dia seguinte você segue para a reunião mais importante daquele semestre. No entanto, apesar das boas expectativas e de ter um bom projeto para vender, o encontro encerra em menos de 15 minutos, sem perspectiva de fechar negócio. Se a ideia era boa, qual terá sido o problema se não uma apresentação ineficaz e possivelmente enfadonha?

“A maioria das apresentações no mundo corporativo é chata e não atrai a atenção do cliente. As pessoas querem ouvir boas histórias, saber como o seu produto ou serviço pode ajudá-las a solucionar um problema”, diz Olavo Pereira Oliveira, jornalista e diretor da SOAP, consultoria especializada na criação de apresentações estratégicas. Além de pôr à prova seus conhecimentos sobre o projeto ou produto em questão, o momento da apresentação também pode representar o diferencial que faça o cliente optar por você, e não pela concorrência.

Se apelar para o bom e velho PowerPoint não resolve o problema – e ainda o intensifica – qual o segredo das apresentações eficazes? “Sem dúvida é a preparação”, responde Fernanda Zerbini, responsável pela capacitação em “apresentações eficazes” oferecida pela empresa de treinamento corporativo FranklinCovey. “Somente com a preparação correta é possível criar um roteiro interessante, exercer a oratória e desenvolver um maior jogo com a plateia durante a apresentação”, completa Fernanda.

Quem tem que enfrentar apresentações recorrentes em sua rotina de trabalho conhece bem esse drama. É o caso da jornalista Mariana Mantovani Caetano, responsável pelas áreas de Comunicação, Marketing e Relacionamento com o Mercado da Previsc (Sociedade de Previdência Complementar do Sistema Fiesc). Constantemente escalada para falar sobre a companhia, ela costumava se perder entre uma infinidade de dados, números e informações. “A minha maior dificuldade era a falta de organização. Antes, tudo o que eu tinha de informação e que eu achava que era válido colocava naqueles slides que depois se tornavam intermináveis”, conta.

A situação só mudou após Mariana se qualificar em um curso específico sobre o tema. “Sem dúvida, minhas apresentações agora são bem mais criativas e, por isso, bem mais interessantes, objetivas e focadas. E, claro, têm o seu lado divertido, quando necessário, ou simplesmente passam o recado da forma como devem. Assertivas, digamos.”

Para se organizar, o apresentador precisa definir claramente seus objetivos, elaborando um roteiro que, segundo Olavo, deve se basear nas seguintes perguntas: “por que a minha audiência se interessaria por isso?” e “o que eu quero que minha audiência pense, sinta e faça após a apresentação?”. Também é preciso levar em conta aspectos como as características do público-alvo, local, tempo e estilo da apresentação (mais formal? informal?).

Com as metas em mente, o ideal é construir um roteiro com tópicos que descrevam os itens previstos no planejamento. “Se há uma ferramenta imprescindível para começar a apresentação, essa talvez seja o Word, o papel em branco. É ali que boa parte da apresentação é desenvolvida, com um roteiro que tenha início, meio e fim. Uma história que desperte o interesse da audiência para o assunto e o mantenha até o fim, gerando entendimento e conexão emocional com essas pessoas”, define Olavo. É importante que, ao escrever o texto, o apresentador tenha em mente que a linguagem deve estar voltada ao público-alvo e o discurso limitado ao tempo da apresentação, evitando, ao máximo, se perder em informações e dados que não façam sentido à audiência.

O planejamento da apresentação deve levar em conta um fator fundamental para o sucesso da estratégia: o tempo. “Uma palestra pode ter de 20 minutos a 1 hora em média, mas o que mantém a atenção é o vigor, entusiasmo e paixão do apresentador junto com um bom roteiro”, diz Fernanda Zerbini. O que determina o tempo ideal de uma apresentação, portanto, é o contexto em que ela se desenvolve. “A experiência nos ensina que, quanto mais alto o cargo do profissional que vai te assistir, menor é a disponibilidade de tempo dele para a sua apresentação. Por isso, nesses casos, é importante ser o mais sucinto possível e se concentrar no que é essencial sobre o projeto.”

Para decidir o que é essencial entrar no discurso, Olavo sugere investir no chamado “discurso de elevador”. “Se você só tivesse alguns minutos da sua audiência antes da porta do elevador abrir, o que você falaria para despertar interesse sobre o seu projeto?”, indaga.

Além do roteiro, outros dois elementos são fundamentais na hora de elaborar uma apresentação que gere impacto na audiência: slides com linguagem visual e um apresentador bem preparado para contar a história. Se o PowerPoint é inevitável, transformá-lo em algo realmente interessante é a regra. “É cientificamente comprovado que qualquer pessoa retém melhor as mensagens se houver alguma linguagem visual atrelada à informação. Mas só cumprirá o papel que o próprio nome do software lhe atribui, de dar “força ao seu argumento (power to your point)”, se for utilizado como um suporte visual. Isso envolve abrir mão de longos textos e “bullet-points”, que forçam a audiência a ler os slides em vez de se prestar atenção ao apresentador”, pontua Olavo.

Não é preciso ser nenhum mestre em design para elaborar bons slides, mas é preciso estar atento às cores e tamanho das fontes utilizadas, evitando letras muito pequenas ou “apagadas”. Utilize poucas palavras na hora de redigir os tópicos, priorizando o uso de vídeos e fotos em vez de longos textos. “O apresentador deve selecionar imagens fortes e complementares ao seu discurso e, no máximo, palavras-chave e números que o ajudem a lembrar do que precisa falar e do que, de fato a audiência precisa reter em informações”, completa o consultor.

Mas, seja lá qual for a ferramenta que você vai utilizar – slides, fotos e/ou vídeos – a apresentação deve ser sempre encarada como uma “mídia audiovisual”. “A própria expressão corporal do apresentador é uma imagem que já comunica bastante. Quase 60% das mensagens comunicadas em uma apresentação vêm da expressão corporal”, ressalta Olavo.

Pessoas desinibidas podem até possuir mais facilidade na hora de falar em público, mas é possível treinar e desenvolver o dom da oratória até mesmo nos mais tímidos. “É uma habilidade que pode ser desenvolvida. Eu sou o maior exemplo. Eu era uma menina extremamente tímida que mal conseguia levantar a mão para esclarecer uma dúvida. Hoje trabalho com apresentações e sou apaixonada pelo tema. Por meio deste trabalho, tenho a oportunidade de ver constantemente pessoas tímidas descobrindo-se excelentes comunicadoras”, conta Fernanda.