Todo empreendedor precisa dar especial atenção à gestão financeira da empresa. Não tem como escapar disso. Porém, na prática, isso não é tão fácil como se parece, afinal, muitos gestores possuem dificuldade de administrar o caixa e obter informações valiosas que podem contribuir para aumentar o lucro do negócio. Para ajudar os gestores de pequenas e médias empresas nessa tarefa, Maurício Galhardo, head e curador do F360º Educa, plataforma de cursos de gestão financeira, aponta 5 boas práticas para seguir.

1. Separar as finanças pessoais das contas da empresa

A dica parece ser muito básica, mas a verdade é que na rotina atribulada de compromissos com a família e o trabalho, o empreendedor acaba misturando tudo. Muitas vezes, sem dinheiro na conta pessoal, ele acaba pagando uma fatura da casa com o dinheiro da conta corrente da empresa, e não se lembra de apontar a retirada no controle financeiro.

Quando essa prática de misturar o caixa da empresa e as contas pessoais se torna frequente, o problema está criado. “Essa atitude prejudica a análise do relatório das contas da empresa, devido a impossibilidade de clareza nos resultados e também pelas questões legais, como na declaração de Imposto de renda”, alerta Galhardo. “Ter contas correntes separadas e pagar cada boleto na conta correspondente é fundamental para uma boa organização financeira da empresa.”

O empreendedor precisa, portanto, fazer sua retirada via pró-labore, que será devidamente lançado no contas a pagar da empresa. E, caso precise de um dinheiro extra para arcar com uma despesa pessoal e fizer essa retirada do caixa da empresa, é importante registrar essa saída de dinheiro. “Isso é extremamente necessário para conseguir ter um histórico, enxergar as retiradas, e assim entender a saúde financeira da empresa. Com esse apontamento o gestor pode, por exemplo, identificar que não é a empresa que não gera caixa suficiente, mas o volume de transferências para a pessoa física que está alto. E nesse momento é possível saber qual decisão tomar.”

2. Montar relatórios financeiros

O ideal é que o empreendedor tenha sempre em mãos e atualizados alguns relatórios financeiros. Um deles é a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), que traz o regime de competência, ou seja, as vendas feitas no mês correspondente. “Este documento é um consolidado do que a empresa vendeu, do custo da venda, incluindo as despesas com funcionários e aluguel, e o resultado”, explica Galhardo. “A DRE fornece um extrato rápido para o empreendedor, ela serve para saber se o negócio para em pé, se gera resultado positivo. É uma ferramenta muito importante.”

Segundo o especialista, o ideal é atualizar a DRE uma vez por mês, trazendo para o relatório o que foi gerado no mês. Em paralelo, o empreendedor precisa ter em mãos outro relatório financeiro: o de fluxo de caixa. Este, alerta Galhardo, precisa ser acompanhado diariamente.

Para entender um pouco melhor a diferença entre os dois relatórios, vamos a um exemplo: uma venda feita em julho vai entrar na DRE de julho, já no fluxo de caixa ela deve ser lançada nos meses em que os recebíveis de fato acontecerão, ou seja, quando o dinheiro realmente entrar no caixa. Em uma venda no crédito, por exemplo, o empreendedor talvez tenha que lançar o recebível no fluxo de caixa de agosto.

Os dois relatórios, juntos, dão um bom panorama da empresa. “O empreendedor pode olhar a DRE para ver se a estrutura do negócio está se pagando, porque se não estiver se pagando tem que cortar gastos, aumentar vendas, renegociar aluguel, demitir pessoas etc.”, diz Galhardo. Já o fluxo de caixa vai mostrar para onde está indo o dinheiro e em que data.

“Estar bem é vender bem ou gerar lucro, e essas planilhas mostram isso. Se o gestor não sabe qual é o lucro, talvez seja prejuízo.”

3. Garantir a precisão das informações

Depois de separar as contas da empresa e da casa e gerar os dois relatórios financeiros essenciais, é muito importante ter a garantia de que os números com os quais se está trabalhando são fiéis à realidade do negócio. “Para o gestor poder fazer análises com base numérica para tomar as melhores decisões, essas informações precisam ser confiáveis”, diz Galhardo.

Tem muito empreendedor que usa a boa e velha planilha, e ela funciona bem. O risco está relacionado apenas à precisão dos números, porque este documento é produzido por humanos, e qualquer um está sujeito a cometer um erro de digitação ao incluir um número na planilha.

Nesse sentido, uma plataforma de gestão financeira que automatiza o processo é mais segura. Isso porque a ferramenta pode, por exemplo, fazer a conciliação de tudo que é vendido no cartão, com as mais diferentes adquirentes, e lançar esses dados diretamente na plataforma, de forma automática. “O sistema mostra o que você está vendendo e se está recebendo na data certa e com a taxa acordada previamente”, diz Galhardo. “Fazer isso manualmente no varejo pode ser um trabalho insano. O software ajuda nisso, faz ganhar tempo.”

Segundo o especialista, cerca de 2% do valor das operações com cartão apresenta algum erro na hora do empreendedor receber as vendas feitas, seja com centavos pendentes ou uma taxa diferente da que foi acertada inicialmente com a adquirente. “O software aponta esse erro de valor, essa divergência”, explica Galhardo. Pode parecer coisa de centavo, que não vale a pena olhar com atenção, mas no varejo, com milhares de vendas, centavos se multiplicam. Com a ajuda da plataforma, tem varejista que chega a notar divergências de até R$ 20 mil.

4. Buscar parâmetros com números

Outra boa prática da gestão financeira é buscar parâmetros, para poder comparar e saber se o seu negócio está com um custo equivalente ao do mercado. Estar dentro de uma rede de franquias facilita esse trabalho. As franqueadoras podem fornecer parâmetros como o valor de gasto com funcionários por loja, o custo da mercadoria vendida (CVM) e assim por diante. Aí, é só checar na sua DRE se os seus custos estão dentro do parâmetro ideal da rede.

Caso a DRE aponte para um CVM mais alto, por exemplo, o próximo passo é checar a razão desse número estar fora do padrão. Caso esteja apresentando algum desperdício, o gestor tem em mãos dados que lhe permitem investigar e fazer pequenos pontos de ajuste, que impactarão diretamente no lucro da empresa. Também é importante fazer uma comparação da sua loja com ela mesma. “O gestor vê a DRE de um mês e vai tentando melhorar suas marcas nos meses seguintes, como faz um atleta com suas conquistas”, compara Galhardo.

5. Partir para a ação

Para que todos os passos anteriores realmente ajudem a obter melhores resultados, é preciso agir! Com os dados todos em mãos, o empreendedor deve partir para a ação com foco nos pontos levantados e observar se os números mudam ou não. “A grande dica é a execução, é isso que vai fazer a diferença”, resume Galhardo.  Um olhar baseado em dados e não em achismos é uma grande vantagem para seguir estes passos.  E esta visão 360 permite ao gestor uma ‘ação sniper’, direto naquilo que precisa resolver.”

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