O departamento fiscal de uma empresa, por ter muitas regras de tempos oriundos e por sofrer de entraves simples, é um setor que sofre por conta de diversas regras e problemas fiscais diários. Por conta disso, a produtividade desta seção é testada diariamente. Problemas como falta de comunicação entre os colaboradores e a má gestão de tempo, são alguns dos exemplos. Além disso, muitas vezes faltam ferramentas para otimizar o tempo dedicado à consultar NFes emitidas contra o CNPJ da empresa.
Foi pensando nisso que a equipe da Arquivei, empresa que fornece plataforma de armazenamento, organização e consulta de notas fiscais, elaborou 5 dicas de como otimizar o departamento fiscal de sua empresa. Medidas simples e bastante eficazes.
1 – Falta de tempo — ou falta de gerenciamento de tempo
Esse é um problema muito comum e que costuma afetar não apenas a área fiscal, mas também outros setores da empresa. Caso sua empresa esteja tendo problemas na organização de tempo, chegou a hora de testar o método Pomodoro, criada pelo italiano Francesco Cirillo.
Esse método sugere que o profissional use um cronômetro para trabalhar de forma ininterrupta por 25 minutos (pode-se ajustar esse tempo de acordo com a necessidade), e, em seguida, descansar por 5 minutos, para só então retornar às atividades por mais 25 minutos. Soluções tecnológicas que automatizam parte da rotina operacional também é uma solução válida, já que os 25 minutos pode ser otimizado para adiantar tarefas da agenda diária.
2 – Resolvendo a falta de comunicação
Comunicação é fundamental em todos os departamentos de uma empresa. Uma equipe que não se comunica é uma equipe pouco produtiva. Sem informações claras sobre onde estamos, aonde queremos chegar e o quê é necessário para atingir tal meta, é natural que a equipe produza menos do que o esperado ou não adote a postura desejada pelo gestor.
Na área fiscal, se duas pessoas trabalham com gerenciamento de notas fiscais, por exemplo, poderíamos reduzir essa demanda para um único funcionário adotando o uso de uma solução que agilize a consulta da NFe. Uma dica simples para mitigar esses pontos é realizar curtas reuniões semanais — algo entre 30 a 40 minutos bastam — para que todos do time estejam alinhados com os objetivos da empresa e as metas da área.
Investir em ferramentas tecnológicas de integração de comunicação é uma ótima ideia. O Slack, por exemplo, é um aplicativo de mensagens corporativas que vem fazendo muito sucesso, sobretudo em startups, graças a sua versatilidade e facilidade de uso. É muito mais intuitivo e eficaz do que trocar e-mails.
3 – Organização de equipe
Se você seguiu a dica anterior, provavelmente já reduziu drasticamente seus problemas com falta de organização. Porém, usar ferramentas específicas de organização de equipe como o Trello, pode ajudar bastante o seu departamento fiscal.
Soluções que facilitem o gerenciamento de NFe completas também são importantes neste tópico. Com elas, fica mais fácil lidar com o grande fluxo de documentos fiscais e criar relatórios variados, algo que, se feito de forma manual, é mais demorado e suscetível a erros.
4 – Comprometimento com a empresa
A falta de comprometimento costuma andar de mãos dadas com a desmotivação, e existem inúmeras razões para um funcionário estar desmotivado em seu ambiente de trabalho. Realizar continuamente tarefas operacionais que poderiam ser automatizadas — como fazer consultas de NFe no site do Sefaz (Secretaria da Fazenda) o dia todo — é algo que torna a rotina um tanto desestimulante. Todos nós gostamos de novos desafios e precisamos deles para nos sentirmos engajados com a missão corporativa.
A falta de feedback com os funcionários da empresa também é capaz de desmotivar os colaboradores. É necessário existir sempre uma conversa transparente entre a sua equipe, indicando quais pontos precisam ser trabalhados e dando reconhecimento aos profissionais que desempenham um bom papel dentro do departamento.
5 – Investir na capacitação profissional
Investir em capacitação profissional é importante: todos os colaboradores da empresa precisam estar atualizados com os mais recentes padrões e conceitos do setor. Além disso, a adoção de novas soluções tecnológicas, como uma plataforma para fazer o download das NFes completas diretamente do banco de dados do Sefaz, automatiza grande parte do trabalho do departamento fiscal, reduzindo custos e otimizando o fluxo de trabalho.
