Pesquisas apontam que 89% dos trabalhadores admitem que desperdiçam tempo de trabalho. Essa improdutividade é um grande gargalo para empresas, gerando desperdícios de capital humano e diversos recursos. Para melhorar este cenário, a PeopleOne Brasil desenvolveu o Befective, software de gestão de tempo e produtividade.
O problema de eficiência no trabalho do brasileiro também é assunto na imprensa internacional. Em abril, a revista inglesa The Economist destacou a improdutividade do brasileiro ao citar, entre outros dados, que a produtividade do trabalho é responsável por apenas 40% do crescimento econômico do País entre 1990 e 2012, enquanto na China e na Índia esse número é de 91% e 67%, respectivamente. Para a publicação inglesa, o brasileiro tira “uma soneca de 50 anos”, já que os índices de aumento de produtividade só caíram desde a década de 1970.
“Fizemos uma pesquisa com mais de 200 diretores de empresas de diversos setores e todos tinham uma necessidade em comum: aumentar a eficiência de seus colaboradores”, explica Marcio Jacson Dos Santos, Diretor Executivo da PeopleOne Brasil. O software começou a ser desenvolvido em julho de 2013 e foi lançado oficialmente em fevereiro de 2015. Neste curto período de tempo, 28 empresas brasileiras e outras seis mexicanas já adotaram o sistema, somando mais de 1.000 usuários.
Com versões disponíveis para Windows e Mac, o software Befective da PeopleOne funciona medindo automaticamente o tempo utilizado pelo colaborador em cada atividade online, como abrir e-mails, visitar sites e a utilização de softwares, além de medir também o tempo em atividades sem o computador. Com isso, os gestores e o próprio colaborador podem acompanhar, em tempo real, quantas horas de trabalho foram utilizadas de forma produtiva ou improdutiva, tendo um painel gráfico de sua eficiência.
“O Befective ajuda o colaborador a fazer uma gestão consciente do tempo nas atividades do dia, ajudando a tirá-lo da zona de conforto. Por saber que está sendo medido, o colaborador se empenha mais no seu serviço e gasta sua jornada de trabalho de forma mais eficiente”, diz Santos, que ressalta que a aplicabilidade do software é muito ampla, já sendo utilizado pela indústria, escritórios de contabilidade, agências de viagem, produtoras de foto e vídeo e empresas do ramo da construção civil.
Acompanhamento detalhado
Além de ajudar a gerir melhor o tempo da jornada de trabalho dos colaboradores, o Befective também é útil para mostrar quais softwares específicos para cada área precisam, ou não, ser licenciados de acordo com a utilização, gerando uma dupla economia. A solução também é muito útil para medir a eficiência de colaboradores que trabalham em home office.
Um diferencial do Befective é que o gestor pode organizar de forma fácil seus colaboradores por meio de organogramas. Isso possibilita definir exatamente o que é considerado produtivo ou não para cada grupo. Se a utilização de uma rede social pode ser estratégica e producente para uma equipe de RH ou marketing, pode ao mesmo tempo ser categorizada como improdutiva para outros setores, por exemplo.
Mesmo gerindo as atividades do colaborador, o Befective garante que a privacidade é respeitada. “Não somos um software espião. Quando medimos o tempo que o funcionário gasta no YouTube, por exemplo, não podemos saber o que exatamente ele estava assistindo, pois o Befective lê apenas a primeira parte da URL. E ao usar um programa como o Excel não sabemos que documento estava aberto, pois monitoramos apenas o executável”, explica Marcio Jacson Dos Santos. Além disso, a CLT dá o amparo legal para a atividade do software, pois o empregador é o dono do negócio, assumindo o risco da atividade econômica, e tem o poder de dirigir, medir e disciplinar as atividades de seus empregados no ambiente de trabalho.
A recomendação é de que os diretores aproveitem essa oportunidade para ampliar o engajamento da equipe, ao comunicar antecipadamente a implantação do Befective, trazendo o tema à discussão, de forma transparente e aberta. A empresa fornece o suporte e orientações quanto à comunicação aos colaboradores e estratégias adequadas de implantação. “Quando iniciamos a implantação em um novo cliente, fornecemos inclusive modelos de comunicados que auxiliam no entendimento e aderência ao sistema por parte dos colaboradores”, completa Santos.
