Você provavelmente já ouviu falar de um programa chamado 5S. Originário do Japão, ele é utilizado nas empresas com dois objetivos principais: reduzir o desperdício, aplicando princípios de organização e limpeza, e aumentar a produtividade por meio de melhorias realizadas pelos próprios colaboradores no ambiente de trabalho.
Através dos cinco sensos (seiri, seiton, seisou, seiketsu, shitsuke), traduzidos em utilização, ordenação, limpeza, saúde, autodisciplina, são incorporadas práticas e atitudes nas rotinas das empresas para alcançar tais objetivos.
Para o analista da Gestão da Qualidade da Brandili Têxtil, Fernando Rescaroli, toda empresa precisa de organização. “Somos indivíduos e seres únicos e é em função disso que as empresas têm dificuldades nesse sentido. As diferenças entre o jeito de ser e de fazer as coisas, ao longo do tempo, geram desorganização. E o 5S serve para nivelar essas diferenças com alguns padrões de práticas”, aponta.
Ele conduziu o projeto que repaginou e relançou o programa para mais de 1,3 mil colaboradores administrativos e operacionais e dá algumas dicas e orientações para os gestores que pretendem implementar o 5S e acertar nas ações:
Como é o processo de implementação?
Fernando Rescaroli: Já não é possível enxergar uma empresa sem 5S. Toda corporação precisa de organização. E para que o programa dê certo, é preciso ter um diagnóstico do que precisa melhorar dentro do ambiente de trabalho. Essas informações são obtidas através de uma conversa com todos, principalmente com os gestores, entendendo as necessidades de cada setor e o que está atrapalhando a produtividade, o que funciona e o que não funciona. É importante que todos os colaboradores sejam ouvidos. A partir dessa coleta de informações, os pontos são analisados e dá-se início à construção do programa. Os objetivos devem ser claros para todos da organização. Na Brandili, por exemplo, nós montamos um manual descrevendo o que esperávamos dos colaboradores com um nivelamento das expectativas. Depois realizamos um workshop com gestores e apresentamos o programa na íntegra. Os gestores levaram as informações da prática às suas equipes.
Qual o prazo para implementar o programa?
Fernando Rescaroli: Contando desde o planejamento inicial até o lançamento, o processo dura cerca de três a quatro meses com profissional dedicado à condução do projeto.
Depois de implementado, quais estratégias devem ser seguidas para obter sucesso e resultados?
Fernando Rescaroli: No caso da Brandili, depois da repaginação, a manutenção do programa é realizada de duas formas. Temos uma equipe de avaliadores treinados para fazer observações sobre o andamento e prática do programa nos ambientes de trabalho. E trabalhamos também a disseminação dos conceitos do 5S via murais, e-mails e revistas da Comunicação Interna. Um ponto muito importante é que periodicamente buscamos incrementar o programa com alguma novidade, como por exemplo adicionar novos itens de verificação e divulgar dicas a cada 15 dias.
Em quanto tempo se notam os resultados?
Fernando Rescaroli: Considerando as empresas que não utilizam ainda o 5S, os resultados visuais são imediatos, logo a partir da implementação do programa. No entanto, a mudança de atitudes e hábitos vai se adquirindo aos poucos e isso pode levar em torno de seis meses.
Quais mudanças são perceptíveis em relação à empresa e aos colaboradores?
Fernando Rescaroli: Para a empresa, sempre há uma evolução na cultura com relação ao programa, depois de um tempo você ouve as pessoas elogiarem a abordagem e também trazerem sugestões para tudo ficar ainda melhor. Antes dessa repaginação e implantação pensada, tínhamos 50% de assiduidade de nossos avaliadores nas auditorias mensais, agora temos 97%. Os avaliadores relatam que hoje são bem recepcionados nas áreas da empresa, tornando o trabalho mais natural e menos impositivo. Além disso, o aspecto visual das áreas está melhor, o que proporciona mais qualidade de vida no ambiente de trabalho. E isso reflete positivamente até no clima organizacional.
E gera economia?
Fernando Rescaroli: Não há dúvida quanto à economia gerada, pois diminui consideravelmente o desperdício e há um melhor aproveitamento dos recursos. Se você sabe, por exemplo, o que tem dentro da empresa e onde encontrar as coisas, então não precisa solicitar a compra de determinado recurso se ele já está disponível. Outro aspecto de ganho é com o maquinário, ferramentas em geral, pois o zelo aumenta a vida útil. Um ambiente organizado e limpo reduz o estresse, os riscos de acidentes, as doenças profissionais, diminui as ausências e contribui com a produtividade.
