As notas fiscais superaram os conceitos de “pedacinho de papel dado quando compro algo”, ou “recibo que serve pra sabermos quanto de impostos estamos pagando”, e passaram para o status de “dedo duro” dos fraudadores e maus pagadores. Além disso, com o nascimento da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), o documento é emitido e armazenado eletronicamente com o intuito de oficializar as operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços.
Porém, quais outras utilidades tem esse documento?
Muitos empreendedores cometem o erro de enxergar as NFes simplesmente como um empecilho burocrático e desconhecem seu imenso potencial de fornecer informações fundamentais para tomadas de decisões gerenciais mais inteligentes, dados que, muitas vezes, só seriam conseguidos por meio de extensos (e potencialmente dispendiosos) trabalhos com consultorias.
Compilamos aqui alguns dos maiores (e mais comuns) erros cometidos pelas empresas quando o assunto são as NFes e sugestões de como passar a acertar daqui para frente!
1. Pensar que o PDF ou o papel impresso é a Nota Fiscal
Uma confusão muito comum! O papel impresso é uma versão simplificada da NFe chamada de DANFe (Documento Auxiliar de NFe), que tem informações resumidas dos dados presentes na nota – ele NÃO é uma nota e NÃO possui validade jurídica. A Nota Fiscal Eletrônica é um arquivo digital com extensão XML, que foi assinado digitalmente e autorizado pelas Secretarias de Fazenda. Se houver divergência entre os dados da NFe e da DANFe, as multas podem chegar a 100% do valor da operação.
2. Não armazenar as NFes
Perigosíssimo: é uma obrigação fiscal de qualquer empresa armazenar todas as notas fiscais eletrônicas, tanto emitidas quanto recebidas, por um período mínimo de cinco anos mais o ano corrente. Quem não guarda as notas corre o risco de sofrer sanções e ser multado. Dependendo do conteúdo, ou sua versão, um único documento pode ter até 300 campos digitáveis e pequenas divergências ou inconsistências podem render multas de até mil reais por documento.
3. Não arquivar os documentos de forma organizada e segura
Imagine que você guarde todos os arquivos de NFes em uma pasta no seu computador. Agora, como você faria para encontrar uma nota recebida de um fornecedor em maio de 2014? Se você tiver organizado as informações em pastas, por data, nome, fica mais fácil, mas se o seu computador queimar, ou seu disco travar, você terá um enorme “abacaxi” nas mãos. Existem programas e serviços especializados em Gestão de NFes no mercado, alguns oferecidos por preços bastante acessíveis, que armazenam essas informações na nuvem e permitem buscar e filtrar as notas muito mais facilmente.
4. Depender do fornecedor para receber a nota fiscal anexada
Diversos problemas tornam depender exclusivamente do fornecedor uma má ideia. Por exemplo, caixas de e-mail lotam com frequência, o emissor se esquece de enviar o documento e, não raro, ele pode nem ter sido enviado. Em suma, a empresa não recebe a nota e perde um documento fiscal importante.
Serviços específicos de Gestão de NFes representam a melhor solução pois monitoram e captam as notas direto das Secretarias da Fazenda, imediatamente após a emissão, garantindo que qualquer documento emitido para empresa seja checado, conferido e validado, evitando, inclusive, riscos com a eventual emissão de notas frias.
5. Não verificar a validade jurídica dos XMLs que você recebe e guarda
Uma NFe possui dois “carimbos” de segurança: a Assinatura Digital, que é carimbada no momento da emissão e certifica a identidade do emissor da nota; e o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Secretaria da Fazenda. Somente checando essas informações é que você consegue garantir que aquela nota é verdadeira.
6. Pensar que a Gestão de NFes se baseia em guardar notas para simplesmente evitar multas e para a contabilidade fazer seu trabalho
As notas fiscais eletrônicas são extremamente ricas em informação – tem muito mais dados lá do que você vê na DANFe – e eles podem ser usados para o bem da sua empresa, guiando decisões gerenciais. Por exemplo, uma empresa de medicamentos pode verificar real-time a validade de um lote de produtos (o que resulta em economia de tempo e mais agilidade nos processos desde a compra de insumos, até a substitução dos mesmos nas gôndolas).
*Vitor de Araujo, Diretor de Marketing do Arquivei: Gestão, Consulta e Download de NFes
