Reuniões! Como é para você? Se é líder, menos mal. Se é colaborador, talvez as coloque naquela categoria de mal inevitável. Em outras palavras: as reuniões são mais detestadas do que amadas! Duvida? Alguma vez na vida você por acaso sugeriu como tema de uma delas justamente avaliar a qualidade das reuniões?

Reuniões! Como seguir adiante sem elas? Impossível! Ruim com elas, pior sem elas. Afinal, uma empresa é uma rede de interdependências em que as razões, as motivações e as intenções individuais se misturam com os propósitos, os objetivos e as metas organizacionais. Os empenhos individuais precisam se ajustar ao coletivo e vice-versa, somente assim será possível conquistar desempenhos superiores. Mas isso não acontece naturalmente. É preciso se reunir com regularidade para combinar o jogo, definir os papéis, reforçar os compromissos.

A qualidade das reuniões prenuncia a qualidade dos resultados. Então, por maior que seja a rejeição, elas constituem o foro principal para a tomada de decisões, o planejamento das ações, a avaliação dos resultados. Se bem-feitas, as reuniões são poderosas ferramentas de trabalho em equipe. Se malfeitas, não passam de sessões de tortura mútua, em que os participantes ficam duelando em uma batalha contínua para ver quem ganha, embora o resultado final sempre seja a derrota de todos.

Será que as reuniões, na sua empresa, tornam as pessoas mais inteligentes, mais vivas, mais livres? Se assim não for, vale refletir sobre esse tema. E suas principais variáveis.

Reuniões de probabilidades

São momentos em que se vive o passado, tratando de coisas que já aconteceram. Um exemplo? As reuniões de resultados. O instrumento básico desses “reviveres” é uma planilha projetada na tela. Ali estão, escancarados diante de todos, os números previstos e os efetivamente realizados. A diferença costuma ser grande. E, claro, negativa. Para piorar as coisas, as luzes ficam apagadas e haja café para manter as pessoas acordadas. Nem sempre dá certo. A polêmica em torno de um número, as dezenas de pontos de vista relacionadas a ele e as centenas de conclusões na base do ‘achismo’ sem fundamento.

Viver o passado é planejar ações para, no máximo, repetir uma lista de coisas a fazer sempre sob a responsabilidade das mesmas pessoas e do mesmo jeito, sem propósito e significado para os demais. Como se repetir equívocos à exaustão pudesse transformá-los em acertos.

Parece um contrassenso, mas o objetivo é resolver um problema. E, afinal, o que é, mesmo, um problema? É algo que não foi bem-feito no passado e que retorna, para ser corrigido. E por que não foi bem-feito no passado? Pelas razões que voltam a ser apresentadas e repetidas, em um moto-contínuo. Isso “explica” por que muitas empresas ficam tratando seus assuntos clássicos ad infinitum.

Reuniões que tratam das probabilidades são como funerais: sisudos e tristes. De maneira objetiva ou subjetiva, os temas estão sempre voltados à defesa de algum tipo de ameaça. E ela está em tudo quanto é canto, sorrateira: nas decisões governamentais, na ação da concorrência; no ambiente interno, na falta de comando, de controle, de competências.

Isso tudo no que se refere ao conteúdo. Na forma, a entropia é ainda maior. Em resumo, o café não é capaz de manter as pessoas despertas. Então, elas se distraem atendendo telefonemas ou lendo os recados do celular, enviando ou recebendo mensagens, respondendo e-mails com os notebooks ligados, tudo no estilo pingue-pongue típico de uma vida feita de ação e reação. São como lenhadores que usam incessantemente seus machados, sem analisar se é a ferramenta certa, se aquela é a floresta a derrubar e se é mesmo necessário colocar aquelas árvores abaixo. Limitam-se a fazer os mesmos movimentos, dia após dia, cumprindo uma sina jamais questionada. Entregues ao determinismo e à fatalidade.

A reunião é uma síntese perfeita do que uma empresa é no seu dia a dia. Pense nisso.

Reuniões de possibilidades

São aquelas em que se vive um mundo de infinitas possibilidades. O passado serve como aprendizado e é exatamente para isso que existem as reuniões de avaliação! Todo o resto é futuro!

Uma reunião que planeja os resultados futuros não trata de redução de custos, mas do aumento das receitas. Custos são denominadores que tratam das probabilidades. Receitas são numeradores que tratam das possibilidades. A diferença é muito grande entre um e outro, quando o assunto é a gama de resultados. Mas os números são apenas referências, portanto, secundários. O principal é se concentrar na fonte mais confiável de resultados de qualquer empresa: o cliente. Diferentemente das reuniões de probabilidade, em que ele quase nunca é lembrado a não ser como ‘pedido’, ‘ordem de serviço’ ou ‘faturamento’. Nas de possibilidades, o cliente é tratado como um conjunto de necessidades a atender.

No lugar dos problemas, as reuniões de possibilidades focalizam os desafios. Como vimos, problemas remetem ao passado; desafios constroem o futuro. E haja mãos levantadas assumindo responsabilidade por eles, justamente o oposto do que ocorre nas moribundas reuniões de probabilidades, marcadas pela mesmice e pela fria (e compreensível) isenção dos participantes.

Meditação coletiva

Reuniões são os imprescindíveis momentos de paradas. É preciso fazer pausas! É preciso respirar! Na música, tanto quanto as notas, os interregnos são fundamentais para construir o ritmo. Uma boa reunião funciona como uma meditação coletiva, um freio ao corre-corre, muitas vezes desenfreado e que inapelavelmente conduz a decisões e ações mais reativas do que reflexivas.

Boas reuniões são geradoras de riquezas, despertam o talento e estimulam o uso das várias inteligências de cada um dos participantes. São capazes de ajustar as percepções das pessoas à realidade, uma das funções mais importante das reuniões.

Reuniões são imprescindíveis! E que não tratem apenas dos resultados, mas de quem faz os resultados. Aliás, é um momento ímpar de se desgarrar da obsessão pelo resultado, de abrir mão do controle e de conversar sem julgamentos. É a oportunidade valiosa de “conhecer em conjunto”, algo que envolve inventar, aprender, imaginar, criar, realizar com atenção e apoio mútuos.

As reuniões fazem parte do sistema humano de uma empresa. Podem (e devem) reforçar os propósitos e motivar a busca por novos significados. Como, por exemplo, a conquista de um ambiente de trabalho mais autêntico, dinâmico e criativo, que melhore a qualidade das relações e das decisões, o desempenho pessoal e os resultados organizacionais.

Reuniões jamais podem se assemelhar a funerais. Ao contrário, devem ser caracterizadas pelo ritmo gratificante da vida, com um entusiasmo que depois se estenda por toda a empresa. Numa síntese legítima e representativa do dia a dia da organização. Desde que realmente sejam momentos de gestação do que há de melhor. Experimente e verá!

Roberto Adami Tranjan é educador da Cempre – Conhecimento & Educação Empresarial. www.cempre.net