por Raquel Rezende

Muitos empreendedores à frente de micro e pequenos negócios acreditam que informatizar a administração da empresa só é possível depois que ela crescer muito e virar uma grande companhia. E, ainda, que essa possibilidade só se encaixaria no orçamento de uma empresa altamente lucrativa. Entretanto, existem no mercado opções destinadas à MPEs que possibilitam um ERP (Enterprise Resource Planning) eficiente por um preço adequado ao orçamento das pequenas. Há uma tendência das melhores práticas de gestão que incentiva a escolha cada vez mais cedo de um software gerencial com o forte argumento de que essa decisão será vital para o crescimento dos negócios.

O ERP, sigla em inglês que se refere ao sistema que integra todos os dados e processos de uma empresa, permite às MPEs ter uma visão ampla sobre o andamento da gestão de forma ágil. Na avaliação do consultor do Sebrae-SP, Fábio de Paula Augusto, um eficaz ERP traz a possibilidade de consolidar informações estratégicas dentro de uma plataforma eletrônica, gerando relatórios administrativos; auxilia na tomada de decisão baseada em conhecimento gerado pela gestão das informações encontradas no ERP; padroniza os processos, definindo as informações relevantes e a forma de alimentação da ferramenta e proporciona ganho de tempo para o raciocínio estratégico do empresário, uma vez que os processos encontram-se padronizados no sistema.

Mas Fábio acrescenta que a implantação de solução ERP para as MPEs pode ser onerosa por dois motivos: a maturidade e o preparo necessários dos processos da empresa para implementar este tipo de ferramenta e os recursos financeiros que a mesma deve dedicar para a transição de uma gestão tradicional para uma gestão mais disciplinada. Por meio da ferramenta tecnológica Sebraetec, o Sebrae aproxima a MPE de soluções tecnológicas encontradas em institutos e empresas de tecnologia. A instituição oferece projetos de aperfeiçoamento tecnológico com carga horária máxima de 400 horas, subsidiando 80% do projeto para a MPE. “A solução Sebraetec apoia a MPE não só com recursos financeiros, mas também com conhecimento para ajudá-la nesta transição”, destaca.

A SAP, companhia alemã especializada em aplicações de software empresarial, oferta soluções de ERP adaptadas ao faturamento das MPEs. A SAP começou no Brasil atendendo as grandes corporações, entre elas, Petrobras e Vale, uma lista com cerca de 500 grandes empresas. O tempo de vivência da SAP no Brasil mostrou que existe um grandioso mercado de médias e pequenas empresas a ser explorado. E, somente no último trimestre deste ano, a SAP teve crescimento de 107%, em relação ao ano passado, oferecendo soluções de gestão para as MPEs. Sandra Vaz, vice-presidente de vendas para ecossistema e canais da SAP, revela que 70% da receita da SAP vem das MPEs.

Para conquistar esse público, a SAP oferece o SAP Business One, soluções de ERP, no formato tradicional para ser instalado na máquina do cliente e também outra opção para funcionar na nuvem. Sandra explica que a solução tradicional é voltada para empresas que faturam acima de R$ 10 milhões anualmente. E a alternativa de ERP para funcionar na nuvem atende empresas pequenas que faturam até R$ 1 milhão por ano. “As MPEs interessam muito à SAP, pois são cerca de 440 mil empresas que podemos oferecer nossos serviços”, destaca Sandra.

De acordo com informações da executiva, que acumula mais de 20 anos de experiência no setor, cerca de 200 clientes pequenos e médios usam a opção na nuvem da SAP pelo baixo custo, rapidez e facilidade. “Por R$ 300,00 mensais, a pequena empresa já pode contar com o programa de gestão, pois é uma opção acessível que acomoda bem empresas desse porte”, afirma. Segundo ela, a SAP consegue implementar a solução na nuvem no prazo de um mês. Atualmente, a companhia desenvolve ações para diminuir o tempo para 10 dias e depois para dois. “Estamos construindo melhores práticas para implantação do software.”

O ERP proporciona informações contábeis e dados financeiros transparentes, com fechamento mensal, e através desses dados é possível avaliar a produtividade da empresa, ressalta Sandra. “A partir do momento que a empresa dispõe da solução, ela ganha agilidade, pois o ERP fornece ferramentas que permitem acompanhar as vendas do dia de forma on-line, além disso, disponibiliza outras informações valiosas que demonstram o desempenho da empresa”, enfatiza. Dessa forma, acrescenta Sandra, o empresário usa o tempo disponível para aprovar propostas e pedidos através do celular, com informações importantes disponíveis para tomar decisões em pouco tempo, conseguindo dedicar mais tempo para outros aspectos do negócio.

Na visão da executiva, é importante que o empreendedor pense em tecnologia como um investimento. Ela observa que os jovens empreendedores, cada vez mais, começam as suas empresas com uma tecnologia adequada e possuem o controle das informações e isso contribui para o crescimento do negócio. “Quanto antes buscar isso mais sustentável será o crescimento da empresa.”

O consultor do Sebrae-SP complementa que preparar a cultura de gestão da empresa com a melhoria dos processos e controles atuais, implantando padrões básicos necessários para uma gestão mais profissional e preparando as pessoas nessa filosofia de controles e rotina de processos é um dos primeiros passos para informatizar a administração da empresa. Após construir esse alicerce, a MPE pode estar mais confiante para investir na informatização da gestão do negócio. “Porém, o melhor momento deve estar aliado à avaliação de oportunidade que o investimento trará para a empresa no que diz respeito a aumento de produtividade, diminuição de desperdício e redução de custos de produção”, destaca.

A TOTVS, uma das maiores desenvolvedoras de sistemas de gestão integrada (ERP), é outra que criou soluções para atender a necessidade das pequenas e médias empresas. “O objetivo é que as MPEs transformem sua gestão em um curto espaço de tempo, cerca de 90 dias. Mesmo porque, em geral, elas não têm capacidade de investimento para suportar projetos longos, com alto envolvimento de seus times por 6, 12 ou 18 meses”, afirma Gilsinei Hansen, vice-presidente de sistemas e segmentos da TOTVS.

Através do TOTVS Eficaz, a companhia promete entregar uma solução especializada, com acompanhamento do crescimento da empresa ao longo dos anos. “Os clientes poderão implantar funcionalidades complementares de acordo com o crescimento e maturidade da empresa sem a necessidade de trocar de software”, esclarece Hansen.

Ele complementa ainda que a TOTVS disponibiliza 28 diferentes pacotes de soluções de ERP que incluem ferramentas para integração do back office da empresa às soluções especializadas da TOTVS para os segmentos de manufatura, varejo, distribuição, logística, educacional, agroindústria, construção, projetos, saúde e serviços. “Os pacotes são comercializados em condições especiais. O pagamento pode ser feito em até 12 vezes e a implantação é rápida.”

Hansen explica que a TOTVS está investindo neste perfil de solução por entender que a decisão de implantar um software de gestão ocorre cada vez mais cedo na vida das empresas. “E essa é uma decisão chave para o crescimento da empresa e de reflexos no longo prazo”, enfatiza. Por isso, segundo Hansen, a companhia busca trazer as melhores práticas de gestão de cada segmento na experiência com mais de 27 mil clientes atendidos, entre eles grandes e médias empresas, para impulsionar o crescimento e sustentabilidade empresarial das PMEs.

Um projeto de implementação rápido e assertivo que proporcione as funções essenciais que irão produzir resultados para a PME no curto prazo integra o propósito da TOTVS ao oferecer o TOTVS Eficaz. “A ferramenta gera resultados e benefícios já durante o fluxo de pagamentos da solução, assim os benefícios econômicos gerados pela implementação da solução ajudam a custear o próprio investimento. Talvez, seja este um dos diferenciais mais importantes da estratégia de oferta da solução”, destaca Hansen.

Na prática, diz Hansen, o TOTVS Eficaz automatiza os principais processos de gestão da empresa. “No módulo Eficaz Hospital, além dos processos de faturamento, não integradas poderia dificultar o processo de evolução posterior. “Então o fornecedor deve ter capacidade de entregar uma solução completa, modular e que possa crescer com a empresa”, orienta.

Para Nodari, há boas opções de ERP para que a micro e pequena empresa possa se informatizar e se organizar. “O mercado está maduro e apresenta soluções bem robustas. As opções de ERP no modelo em nuvem estão se tornando mais comuns, o que é certamente uma tendência e já se encontra opções verticais segmentadas e opções mais horizontais e abrangentes”, afirma. Nodari observa que ERP é investimento e, como todo investimento, deve se pagar e gerar economia ou mais receita. “Mas de qualquer forma, a solução em si também não é cara, pois temos muitas opções com bom custo-benefício que cabem no orçamento de qualquer empresa para que ela consiga automatizar seus processos e gerenciar seus recursos”, diz. No entanto, ele alerta que se o empresário olhar simplesmente para o custo, sem considerar a economia gerada ou vantagens competitivas obtidas, o investimento inicial em TI pode parecer alto quando somados preços de equipamentos e serviços de rede. Por isso, o formato em nuvem se torna mais vantajoso. “Além disso, em modelos de assi financeiro e contábil serem informatizados, o projeto contempla os processos e funções da gestão hospitalar como recepção, pronto-atendimento, internação e farmácia que formam o núcleo de processos de um hospital”, exemplifica. Pois, muitas vezes, segundo ele, a implementação de um ERP se limita a processos de retaguarda como a área financeira, pouco atingindo a operação da empresa.

Hansen destaca que a TOTVS traz as melhores práticas de gestão dentro da metodologia de implementação do TOTVS Eficaz para antecipar às PMEs benefícios que somente a maturidade empresarial traria num processo tradicional, como a correta apropriação de custos dos produtos, melhoria no giro de estoques, redução do envelhecimento de títulos a receber e melhoria do fluxo de caixa da empresa. A TOTVS garante que, após a instalação da solução, os resultados começarão a aparecer em aproximadamente 100 dias, proporcionando o retorno do investimento no curto prazo.

Outra forma de começar a obter os benefícios em um período bastante reduzido é indicada por Antônio Nodari, fundador da empresa Organisys, criadora do software Bling, sistema de gestão empresarial em nuvem. Ele aconselha para quem está começando que é melhor iniciar informatizando apenas algum processo mais crítico, essencial ou de exigência fiscal da empresa e depois expandir para os demais processos. “Desta forma, é possível observar mais rapidamente as vantagens, além disso, os custos e riscos iniciais também são minimizados”, estima. Mas, segundo ele, é importante ter a visão do todo, pois a adição de soluções natura, como o Bling, não são cobradas as taxas de implantação, reduzindo ainda mais os gastos iniciais.”

Nodari destaca ainda que a tecnologia da informação automatiza os processos da empresa, diminui os erros, traz mais agilidade e reduz a necessidade de pessoal para tarefas burocráticas em operações que não agregam valor ao negócio. Outra grande vantagem, segundo ele, é que a informação gerencial para tomada de decisão é produzida automaticamente pelos processos e, assim, é possível ter uma visão de raio-x do negócio, com indicadores de desempenho e acompanhamento das tendências.