Por Felipe Hotz, CEO do Comunica.in*
Quando o assunto é cultura organizacional e relações interpessoais, um fato conhecido por todos é que a comunicação é essencial. Quando o fluxo falha, a organização e as pessoas tendem a passar por dificuldades e insatisfações que, na maioria das vezes, custam tempo e até mesmo dinheiro ou engajamento. Para que esses gargalos sejam mitigados nos processos da empresa, uma comunicação bem estruturada é fundamental.
A importância da Comunicação Interna no dia a dia da empresa
Visando a fortalecer a cultura e tornar mais claras as diretrizes da empresa, a CI tem papel fundamental no dia a dia e, por isso, é uma área cada vez mais estratégica. Neste sentido, a principal função da CI é facilitar tanto os fluxos de comunicação, quanto o dia a dia dos colaboradores, transmitindo informações claras e objetivas, que impactam diretamente a execução do trabalho para alcançar os resultados esperados.
Contudo, com o uso da tecnologia atrelado à relações interpessoais, a falha de comunicação ainda é um fato que pode acontecer, causando resultados negativos. Segundo o Project Management Institute (PMI), problemas como este correspondem a 64% dos percalços em empresas brasileiras.
Para reduzir cada vez mais as falhas na CI, é necessário que as empresas tenham estratégias eficazes de comunicação com os colaboradores. Ter clareza sobre o que precisa ser comunicado e alinhar as expectativas é fundamental, assim como o tom utilizado em cada comunicado e a frequência com que chegam aos colaboradores. Outro ponto bastante importante a ser considerado é o alcance das mensagens: dados são o futuro de uma comunicação eficaz e, por isso, uma plataforma que ajuda a CI a entender quais comunicações funcionam melhor é uma ferramenta essencial para uma CI mais eficiente e data driven.
Pensando nisso, é importante, além de identificar as falhas de comunicação, saber o que fazer quando isso acontece. Seguem abaixo cinco pontos essenciais para compreender e traçar um novo planejamento:
1 – Entender o que causou a falha de comunicação e estabelecer processos para o futuro
O primeiro passo para resolver um problema é conhecê-lo. Entendendo que a comunicação não deveria ser disparada a todos, mas sim de forma segmentada, esta é a hora de analisar quais processos podem ser implementados para que, no futuro, esse tipo de falha de comunicação não volte a acontecer. Vale analisar ferramentas que auxiliam o dia a dia da comunicação interna, para que esses processos sejam melhorados, evitando as falhas e tornando a comunicação mais eficaz.
2 – Comunicar uma errata é essencial
O segundo passo é resolver o problema atual. Comunicar uma errata de forma rápida e extremamente clara é essencial. Essa errata, no entanto, deve ser enviada apenas àqueles a quem a comunicação original não compete.
3 – Reforçar as informações corretas em diferentes canais
É importante utilizar diferentes canais de comunicação para reforçar a errata e comunicar o verdadeiro discurso que deveria ser disparado.
4 – Incentivar a ação da liderança como comunicadoras
Há falhas de comunicação na organização que podem levar à rádio-peão ou rádio-corredor. Ou seja, boatos são espalhados pela organização levando à desinformação dos colaboradores. Mais do que reforçar mensagens em canais de comunicação, é necessário que a liderança assuma a postura de comunicadora para tirar as dúvidas dos trabalhadores. A ação da Comunicação Interna, neste caso, visa compartilhar os problemas com a liderança, por meio de canais diretos com ela, com todas as informações que os colaboradores precisam saber. Mais uma vez, a segmentação é um recurso que auxilia na resolução do problema.
5 – Usar dados como guia pode ser uma solução
Com todas as ações para mitigar as falhas de comunicação tomadas, é hora de analisar os dados delas para entender o que foi efetivo, com isso, nas próximas vezes, as lideranças já saberão como agir e solucionar esses problemas.
A comunicação interna clara e concisa é essencial para garantir a movimentação e o crescimento da empresa, assim como providenciar um employer branding efetivo e uma maior retenção de talentos. Por isso, investir em estratégias de CI e estar preparado para resolver falhas e problemas é importante dentro do mercado. O uso de dados como guia para soluções estratégicas, uma análise precisa da falha da comunicação e a publicação de uma errata após o engano são fatores essenciais para o sucesso na comunicação interna e, consequentemente, o sucesso da empresa.
