Quando o assunto é nota fiscal de serviço, o Brasil enfrenta sérios desafios relacionados com a quantidade de prefeituras existentes no país: 5.570, com muitas delas ainda funcionando em papel. Outro desafio é o número de programas e formatos de documentos eletrônicos existentes no mercado: mais de 40. Cenário perfeito para dificultar a vida de qualquer empresa, por mais orçamento que tenha para investir no departamento de TI. É impossível conseguir cumprir os requisitos de todas as prefeituras. E este é um pesadelo que assola, principalmente, as empresas que tomam serviço em muitos municípios.
Quem contrata serviço de vários municípios já não precisa se preocupar com os inúmeros formatos de arquivos eletrônicos existentes. Existe agora uma solução no mercado que traduz e integra a nota fiscal emitida em qualquer cidade, com os diversos sistemas de gestão.
Imagine uma empresa que tome serviços em todo o território brasileiro. É preciso ter uma equipe dedicada, diariamente, para inserir manualmente os dados das várias notas fiscais no sistema. Imagine uma empresa que lida mensalmente com 40 mil notas fiscais, tendo que inserir cada uma, de forma manual, no seu sistema de gestão. Um pesadelo, certo?
A solução passa a ser um intermediário que sirva de tradutor. Desta forma a empresa não precisa se preocupar com nada. O processo passa a ser automático e fica centralizado em um único local.
Como tudo funciona?
Quando o prestador emite a nota fiscal de serviço, é automaticamente integrado ao sistema da prefeitura em questão, e a empresa tomadora do serviço recebe um link com as informações dessa nota fiscal. Acontece que o que consta nesse link é normalmente uma imagem e não algo que se consiga integrar no sistema de gestão da organização. É aqui que entra o “tradutor”, que transforma essa imagem em informação útil e a integra no sistema de gestão da empresa.
As vantagens da utilização deste tipo de solução são evidentes e imediatas
Automação – todo o processo é feito de forma automática. Imediatamente após a prefeitura emitir o link com acesso à imagem (dados da nota fiscal de serviço devidamente autorizada), a solução transforma esse documento em informação utilizável.
Integração – a informação é integrada no sistema de gestão da empresa. Independentemente do software utilizado.
Agilidade – a empresa já não precisa se preocupar em inserir manualmente os dados das várias notas fiscais de serviço. Isso faz com que se possa concentrar no negócio e tenha mais agilidade em reagir ao mercado e à concorrência.
Menos erros – com a tradução e inserção automática dos dados, os erros são minimizados. Com isso poupa-se tempo e dinheiro.
Registro de todo o processo – todo o processo fica registrado, desde a entrada da nota fiscal e leitura, o que permite, entre outras coisas, reduzir o prazo de pagamento.
Uma tecnologia de tradução de notas fiscais é adequada não só a grandes empresas (embora nestas a redução de custos seja mais evidente), mas também a pequenas e médias organizações. Tudo depende do número de notas fiscais de serviços recebidas mensalmente. O número mágico são as 300 notas fiscais de serviço. Ou o contato a vários formatos distintos de documentos. Porque isto significa ter pessoas trabalhando, em tempo integral, na inserção manual de dados. Entre no futuro. Adote uma solução que lhe poupe tempo e dinheiro.
Alexandre Bastos é desenvolvedor de negócios na Saphety e analista de sistemas com mais de 15 anos de experiência trabalhando em empresas desenvolvedoras de sistemas nas áreas de B2B EDI, Supply Chain Management e Fiscal.
