Quando o assunto é gestão financeira de franquias, é importante ponderar algumas especificidades do negócio, que fazem muita diferença em como conduzir a empresa aos seus objetivos. Pensando nisso, elaborei um checklist de providências a serem tomadas para se ter uma gestão financeira mais eficiente, com dicas valiosas para cada fase do negócio, desde o planejamento das ações até a execução e revisão.

1 – Elabore um planejamento financeiro

O primeiro item do nosso checklist é também um dos mais importantes para qualquer tipo de negócio. Antes mesmo de começar a operar, é fundamental elaborar um planejamento financeiro. Ele será o principal ponto de referência para a tomada de decisões, tanto estratégicas quanto do dia a dia.

Um bom planejamento deve envolver os objetivos de curto, médio e longo prazos, em especial no que diz respeito às entradas e saídas de recursos. Para isso, o ideal é pesquisar no mercado o que tem sido praticado em empresas similares e concorrentes, e adotar aquilo que faça sentido para a sua franquia.

2 – Defina metas SMART

O próximo passo do nosso checklist é a definição de metas para o seu negócio. As metas determinam a direção que a empresa deve seguir. A melhor forma de fazer isso é seguindo a metodologia SMART, que leva em consideração estes cinco fatores abaixo: (S – specific) específica: o que exatamente está sendo buscado; (M – measurable) mensurável: o que mostra o cumprimento dessa meta; (A – attainable) alcançável: é possível atingir essa meta; (R – relevant) relevante: qual é a importância dessa meta; e (T – time based) temporal: qual é o prazo para cumpri-la.

Um exemplo de meta SMART para rede de franquias seria dobrar a quantidade de unidades em 12 meses. Outro exemplo, pensando na gestão de cada unidade, seria crescer a base de clientes 10% ao mês.

3 – Acompanhe os indicadores

Depois de ter todas as metas definidas, é preciso acompanhar o cumprimento no dia a dia. Para isso, é essencial definir os indicadores que irão ajudar a compreender se as ações estão gerando os resultados esperados ou se algo precisa ser mudado. O ponto mais importante aqui é que nenhuma meta fique sem indicador.

Sobre a frequência de avaliação, o ideal é que ela ocorra juntamente com a meta e que seja coerente com o que ela representa. Uma frequência de análise muito alta pode levar muito tempo, enquanto uma frequência muito baixa pode atrasar a reação a um problema mais grave. Portanto, é preciso encontrar um ponto de equilíbrio. Faça testes de periodicidade e vá ajustando conforme for sentindo necessidade.

4 – Mantenha os gastos controlados

O controle dos gastos é um passo essencial para o controle das finanças de uma franquia. Para isso, os gestores precisam ficar sempre atentos aos preços dos insumos da produção, bem como aos gastos recorrentes e esporádicos realizados ao longo do mês.

Um cuidado especial deve ser dispensado a itens como o consumo de água e energia elétrica, que podem ser bastante reduzidos com a implementação de mudanças simples no comportamento dos colaboradores.

5 – Estruture a gestão de despesas

Uma franquia, seja de alimentação, de beleza, de eletrônicos ou qualquer outra, vai precisar custear um lanche para o time, o deslocamento, material de escritório etc. Essas despesas do dia a dia costumam ser ignoradas nas franquias, o que acaba resultando em “furos” no caixa para pagamento de gastos da rotina da empresa.

Uma saída comum é a famosa caixinha, um fundo fixo para as despesas diárias. Mas, se você conta com uma rede de franquias, o risco de perder o controle da gestão dessas despesas é muito grande.

Por isso, é imprescindível adotar soluções que substituam o caixinha em dinheiro e automatizem a gestão de despesas. A proposta é gerar mais controle e segurança para gastos pontuais e emergenciais da empresa.

6 – Monte planos de ação bem-estruturados

Uma boa gestão financeira de franquias se mede, em grande parte, pela forma como ela lida com os problemas que surgem diariamente. Afinal, de nada adianta estabelecer boas metas, acompanhar os resultados e controlar todos os gastos se algo sair do script e nada for feito para corrigir.

Nesse sentido, os planos de ações são ferramentas simples, mas muito eficazes, que ajudam os colaboradores a se orientarem na busca por melhores soluções para cada situação que se apresente. Existem muitas metodologias interessantes que contribuem nesses casos, como o 5W2H e o ciclo PDCA, mas o mais importante é garantir a elaboração de planos bem-estruturados.

7 – Use um software de gestão financeira

Esta dica está relacionada à modernização de processos e à automação. Gerenciar bem as finanças de uma franquia sem a ajuda de um software de gestão financeira é algo praticamente impossível.

Na hora de escolher um sistema de gestão, avalie bem dois pontos principais. O primeiro são as funcionalidades que ele oferece, veja se elas vão realmente trazer benefícios para o seu negócio e como elas podem potencializá-lo. O segundo é o fornecedor. Investigue sua reputação no mercado e tenha a segurança de contratar uma empresa de confiança.

A gestão financeira para franquias pode ser muito mais eficiente se tomarmos cuidado com algumas questões. Seguindo esse checklist, o seu negócio tem tudo para ser um grande sucesso no mercado!02