Como reduzir custos utilizando cartões corporativos

*Thiago Campaz, CEO e co-fundador do VExpenses

As viagens corporativas podem se tornar um grande gargalo dentro das empresas, pois a falta de um controle eficiente dá espaço para processos falhos e possibilita que ocorram irregularidades e fraudes financeiras. Para evitar esse tipo de problema é importante que elas adotem estratégias e utilizem soluções para organizar essas tarefas e automatizar os processos.

Pensando nisso, muitas instituições têm adotado os cartões corporativos para auxiliar nos gastos e na prestação de conta dos trabalhadores. Isso porque eles garantem a separação das contas pessoais e profissionais, melhoram a centralização dos gastos e a autonomia dos colaboradores, facilitam a conciliação contábil e o controle de fluxo de caixa e ainda ajudam no planejamento financeiro e na gestão das despesas de viagem.

Além de todos esses benefícios, o uso do cartão corporativo ajuda também a controlar os gastos. Para isso, as empresas precisam ter um processo de prestação de contas bem estruturado para que os funcionários possam detalhar todas as despesas, já que não constam todas as informações necessárias nas faturas. Nesse caso, elas podem contar com ferramentas que realizam o preenchimento automático de dados das despesas e emitem relatórios simplificados. É preciso realizar também o controle de fluxo de caixa e conciliação contábil, onde é possível identificar e documentar todas as entradas e saídas das contas, evitando que valores incorretos sejam lançados.

Com este meio de pagamento, é possível analisar os gastos de forma minuciosa e verificar quais deles são recorrentes, construir uma política de uso que defina os consumos permitidos, quais pessoas podem fazer os gastos e o limite por trabalhador ou centro de custo, utilizar cartão pré-pago para evitar surpresas no fechamento do mês, e empregar as mais diversas tecnologias para o gerenciamento de gastos, aumentando a precisão e segurança dos dados e a praticidade dos processos.

Diante dessas vantagens, cada vez mais as empresas estão em busca de ferramentas que possam centralizar todos os dados para ajudar na tomada de decisão, facilitar a rotina dos gestores e que possam aumentar a eficiência, segurança e transparência na prestação de contas. Por isso é muito importante que as empresas incorporem a transformação digital para trazer resultados muito significativos para os negócios.

*Por Thiago Campaz trabalhou por seis anos assessorando grandes empresas do agronegócio na otimização de suas estruturas de capital, em processos de estruturação de dívida, acesso a mercado de capitais e fusões. Participou da captação de mais de R﹩ 1bi em financiamentos. Thiago é CEO e co-fundador do VExpenses .
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