Reuniões em equipe são corriqueiras nas empresas, pois aparentam ser um hábito organizacional que facilita a rotina de trabalho. Mas a verdade é que a frequência com a qual os funcionários se encontram para alinhar expectativas e metas indica o patamar de produtividade e o nível do clima organizacional do negócio.
As empresas que têm como cultura interna a realização de dezenas de reuniões por mês costumam possuir um nível de produtividade inferior. Por outro lado, aquelas que não fazem reunião alguma têm a tendência de oferecer baixos índices de satisfação aos funcionários.
De acordo com o Diretor de Marketing da GGV Consultoria Empresarial, Leonardo Beling, a variável está relacionada à maturidade do negócio. “Empresas mais consolidadas no mercado, normalmente, realizam pouquíssimos encontros internos. Já organizações iniciantes costumam pecar pelo excesso de reuniões”, explica o profissional, que acredita que a maioria dos encontros é desnecessária, se tornando um entrave para a rápida tomada de decisões e para a produtividade do negócio.
Em números
Estudos apontam que profissionais em nível de gerência dispensam 50% do tempo em reuniões. Já aqueles em nível de diretoria costumam “perdem” 75% do horário de trabalho para os encontros. Esse é um alerta para caso você gaste a maior parte do dia em reuniões: é provável que sua empresa comece a ter resultados negativos, ou que eles só aumentem.
O mesmo vale se não estiver acontecendo nenhuma reunião. É preciso no mínimo avaliar indicadores de performance, incentivar a participação de ideias e transmitir conhecimento para sua equipe.
Para citar uma autoridade no assunto, o pai da administração moderna, Peter Drucker, já dizia: “As reuniões são, por definição, uma concessão a uma organização deficiente. Ou se trabalha, ou faz reuniões. Não dá pra fazer as duas coisas ao mesmo tempo”.
4 dicas para gerir o tempo
Implemente uma cultura de eficácia na gestão do seu negócio. É possível que as reuniões sejam conduzidas com eficiência, mas que não sejam eficazes para os resultados que a empresa busca.
1. Defina um objetivo claro
De forma reta e direta, é preciso fugir da divagação. Uma reunião precisa ter um objetivo claro a ser cumprido. É comum que as pessoas falem sobre outros assuntos ou comecem a tratar de problemas, portanto, é função do líder ter pulso firme e redirecioná-las.
2. Estipule tempo de início e fim
É necessário respeitar o horário de começo e término do encontro para não atrapalhar a rotina de trabalho. Leonardo recomenda que a reunião não ultrapasse meia hora de duração. “Aqui na GGV realizo com meu time de marketing o que chamamos de ‘Stand Up Meeting’. É uma reunião de 5 minutos, em que ficamos em pé justamente para não nos acomodarmos nas cadeiras e prolongarmos o encontro”, detalha.
Na empresa de consultoria empresarial todos, pela manhã, prestam conta das atividades que foram realizadas no dia anterior e abordam quais são suas principais atividades a serem realizadas durante o dia. É uma forma alinhar os projetos, priorizar atividades e saber o que cada um da equipe está fazendo.
A única exceção em relação às reuniões curtas é o treinamento do time, já que investir em conhecimento vale a pena e toma mais tempo.
3. Escolha as pessoas certas
Um dos principais fatores de improdutividade pode residir no número de pessoas envolvidas nas reuniões. É necessário escolher apenas os profissionais essenciais para estarem presentes. Pergunte-se:
– Esta pessoa está diretamente envolvida sobre o tema da reunião?
– Qual será o impacto para a empresa de esta pessoa não participar deste encontro?
Com as respostas tem-se um direcionamento para definir quem deve estar envolvido em cada reunião, e que, de fato, irá agregar valor.
4. Tome decisões
É comum as reuniões se tornarem uma armadilha para procrastinação. Por isso, defina os prazos que as decisões precisam ser realizadas e seja fiel a eles. “Se não houver nenhuma tomada de decisão, o encontro simplesmente não faz sentido”, defende o Diretor de Marketing.
Além disso, relembre as últimas três reuniões que você participou. Quais foram as decisões que foram alinhadas nesta reunião? Qual o nível de importância delas? Fazer reuniões para pequenos assuntos não faz sentido. Elas precisam ter relevância para organização.
