Milhares de comprovantes impressos, armários e caixas de arquivo foram substituídos por comprovantes online, graças à implantação do sistema de notas eletrônicas. Porém, o que deveria facilitar a vida dos empreendedores, em muitos casos pode se tornar um problema.
Diariamente, muitas empresas são multadas por conta da má administração dos arquivos fiscais. Isso porque, entre as obrigações legais das companhias, está o armazenamento de todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ por pelo menos cinco anos. O não cumprimento da lei gera uma multa de aproximadamente R$ 1,3 mil por cada documento ausente.
Depois de enfrentar esse problema na empresa da família, Christian De Cico, de 28 anos, começou a pensar em formas de facilitar o gerenciamento das notas para o negócio. “Como nossa empresa, todas as outras dependem do envio dos documentos por parte de seus fornecedores e prestadores de serviços, o que nem sempre ocorre, seja por extravio, ou mesmo por negligência”, lembra. Para colocar em prática uma solução viável, ele se juntou a uma equipe de desenvolvimento e criou o Arquivei, uma solução web inédita que funciona de maneira simples e eficaz: consulta diretamente da Secretaria da Fazenda e armazena em nuvem todas as NFes emitidas contra o CNPJ da empresa num só clique.
Segundo De Cico, a ferramenta ajuda as empresas a fugirem da ilegalidade fiscal. “O principal problema enfrentado pelas companhias é a perda das notas eletrônicas. Com o Arquivei isso não ocorre, pois, como ele está conectado diretamente ao SEFAZ, não existem falhas ou faltas de documentos. Além disso, todos os arquivos são armazenados em XML com validade jurídica”, conta.
A ferramenta também oferece outras vantagens para os empresários: não requer instalação, nem servidor próprio e permite o cadastro de multi-usuários com acesso simultâneo. A qualidade e segurança das informações também são garantidas pela marca. “Nosso sistema conta com a infraestrutura Amazon e, para garantir o sigilo dos dados, contamos com módulos de segurança utilizados pelos principais bancos do país e certificado pela Norton e CertiSign”, completa De Cico.
Viável
O Arquivei passou por uma fase BETA, realizando testes durante seis meses, período em que foram efetuados todos os ajustes necessários baseados em mais de 400 empresas cadastradas que utilizaram o sistema. Agora, após ser lançado oficialmente em dezembro em 2014, a startup espera terminar o primeiro semestre de 2015 com mais de 10 mil empresas. Como estratégia, a empresa oferece um teste gratuito de 45 dias aos interessados em assinar a ferramenta.
Sobre o Arquivei
Idealizado em 2013 e colocado em prática durante 2014, o Arquivei é um programa online que se conecta à Secretaria da Fazenda e baixa as NFes emitidas contra o CNPJ da empresa, concentrando-as num Painel de Gestão de Notas, o que facilita e otimiza o arquivamento dos documentos com garantia legal. Acesse www.arquivei.com.br e saiba mais.
