Conforme levantamento realizado pela Enterprise Strategy Group (ESG), especializada em análise e pesquisas, apesar de 71% das empresas do mundo concordarem que, para manter o nível de competitividade, é necessário passar por um processo de transformação digital, apenas 5% delas já se adaptaram ou estão se ajustando ao novo modelo de negócios global.
Segundo a pesquisa, nenhuma companhia no Brasil atingiu a maturidade digital necessária para se adequar à transformação, apesar de 41% delas já estar em período de transição.
Para você não perder mais tempo, Inon Neves – vice-presidentes da Access na América Latina, segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações – dá cinco dicas para não deixar seu negócio ficar para trás no quesito inovação digital.
Gestão
A busca incessante por documentos é um dos maiores problemas que as companhias enfrentam, já que em média a cada 12 segundos um arquivo é perdido no segmento corporativo. Se o tempo que o gestor desperdiça enquanto busca por algo é superior a cinco horas mensais, é um sinal evidente em relação à necessidade da transformação digital.
Organização
A gestão correta dos colaboradores é fundamental no crescimento e na manutenção de uma empresa. Com as ferramentas e soluções digitais existentes, possuir indivíduos dedicados exclusivamente à organização de documentos é um gasto desnecessário, justamente porque há a opção de terceirizar e automatizar o serviço. Assim, os colaboradores podem ter seus esforços redirecionados para atividades que sejam produtivas e que gerem valor à companhia.
Processos
Toda e qualquer empresa deve possuir processos bem-estruturados e elaborados de forma a manter um padrão interno de qualidade. Porém, eles devem ser ágeis e práticos, de forma a otimizar todos os departamentos. Se mais de 70% dos recursos corporativos dependem da utilização de papel, a transformação digital é primordial para manter o nível de competitividade.
Espaço
Um dos fatores determinantes para manter a concorrência diante de um mercado cada vez mais ágil e dinâmico é a boa gestão do espaço corporativo. Se o ambiente destinado à armazenagem de documentos ultrapassar os 100m², o local não está utilizando todo o seu potencial de produtividade.
Causas trabalhistas
Os arquivos de Recursos Humanos devem ser armazenados em locais seguros, pois muitos precisam ser mantidos por longos períodos de tempo caso seja necessário comprovar futuros questionamentos judiciais. Se o seu negócio perdeu alguma causa trabalhista no último ano por não apresentar algum documento solicitado em tempo hábil, a transformação digital deve ser uma das prioridades.
Em todos esses casos, as empresas conseguem detectar, com facilidade, a presença de despesas desnecessárias, melhorando lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização. Se o seu negócio se encaixa em mais de um desses cenários, é certo que seus clientes são impactados diretamente devido à ineficiência operacional. Nesse caso, nada mais viável do que repensar os processos e automatizar atividades, para melhorar a agilidade por meio da gestão correta da informação.
