Processos manuais e falta de padronização ainda travam áreas como vendas, compras e jurídico
A complexidade e o volume crescente de contratos nas empresas têm ampliado a pressão sobre departamentos jurídicos e áreas de negócio. Diante desse cenário, o uso de recursos inteligentes para acompanhar o ciclo de vida contratual é um caminho estratégico para lidar com os principais entraves do processo — que vão muito além da simples assinatura digital.
De acordo com Flávio Ribeiro, CEO do netLex, principal player de CLM (Contract Lifecycle Management) da América Latina, grande parte dos desafios enfrentados pelas organizações nesse processo decorre de modelos operacionais que não acompanharam o avanço tecnológico. “O contrato sempre foi visto como uma etapa final ou um obstáculo burocrático. Mas isso está mudando. Hoje, ele é entendido como um ativo de negócio e precisa ser tratado como tal, com processos otimizados, padronização e governança”, afirma Ribeiro.
A seguir, o executivo destaca cinco desafios centrais na elaboração contratual, e como a IA permite enfrentá-los de maneira estruturada:
1. Ausência de padronização
Um dos grandes gargalos é a falta de governança sobre os modelos contratuais utilizados pelas áreas das empresas. Em muitas organizações, diferentes departamentos mantêm versões próprias, atualizadas de maneira informal, o que gera inconsistências jurídicas e desalinhamento com as políticas da empresa. “Quando não há um repositório central e controlado, cláusulas críticas podem ser omitidas ou alteradas inadvertidamente. A inteligência artificial permite estabelecer modelos únicos, validados pelo jurídico, com campos variáveis preenchidos conforme o contexto de negócio, mantendo segurança e agilidade”, explica Flávio.
2. Excesso de etapas manuais
Do rascunho inicial até a assinatura e o arquivamento, o fluxo contratual costuma passar por diversas mãos e etapas pouco coordenadas. Solicitações por e-mail, múltiplas versões em documentos de Word, feedbacks dispersos e falta de controle. “A fragmentação gera retrabalho e desperdício de tempo. Com a IA, é possível orquestrar fluxos de trabalho pré-definidos, com trilhas de aprovação automatizadas, comentários controlados por permissões e clareza”, diz Ribeiro. “Isso não só acelera o processo, como reduz o risco de falhas humanas”, garante.
3. Falta de visibilidade
Uma vez assinado, o contrato frequentemente “desaparece” do radar operacional. Sem sistemas que permitam extrair dados estruturados, empresas perdem prazos de renovação, cláusulas de reajuste, multas, entre outros pontos críticos. “A gestão pós-assinatura é tão importante quanto a elaboração. Automatizar esse controle garante que o contrato continue sendo monitorado e acionado quando necessário. Isso evita perdas financeiras e aumenta o compliance”, reforça o CEO da netLex.
4. Falta de integração entre áreas
Em muitos contextos, a área jurídica é vista como um gargalo — o que leva departamentos como vendas, compras e RH a tentarem contornar os processos formais, elaborando contratos por conta própria. Isso aumenta os riscos e, como consequência, a sobrecarga do jurídico. “Recursos inteligentes aproximam jurídico e negócio, pois tornam o processo contratual mais acessível, rápido e transparente. É possível, por exemplo, que um time comercial solicite um contrato diretamente pela plataforma, dentro de parâmetros pré-definidos e com cláusulas aprovadas”, explica Ribeiro.
5. Escalabilidade controlada
À medida que a empresa cresce, o volume de contratos aumenta exponencialmente — mas o time jurídico nem sempre cresce na mesma proporção. Processos manuais se tornam inviáveis, e gargalos operacionais comprometem a agilidade necessária para sustentar o crescimento. “A IA permite que o jurídico mantenha controle e qualidade, mesmo com maior demanda. Escalar com segurança, sem perder tempo com tarefas repetitivas, é o que diferencia empresas que usam tecnologia como aliada daquelas que travam em sua própria complexidade”, avalia.
Para o executivo, a gestão contratual inteligente já não é uma inovação isolada, mas parte de um movimento mais amplo de transformação digital no ambiente jurídico e corporativo. “Assim como o ERP transformou a gestão financeira e o CRM revolucionou o relacionamento com clientes, o CLM está reconfigurando a forma como empresas lidam com seus compromissos contratuais. É uma mudança estrutural”, argumenta.
Essa mudança de paradigma tende a se aprofundar nos próximos anos. Com a consolidação de tecnologias como inteligência artificial, análise preditiva e integrações nativas com outras áreas da empresa, os contratos passam a ser tratados como fontes de dados valiosas, capazes de alimentar decisões de negócio em tempo real.
“Estamos caminhando para um cenário em que os contratos deixarão de ser documentos estáticos para se tornarem entidades vivas dentro dos sistemas empresariais, integradas a indicadores de performance, riscos e oportunidades”, projeta Flávio Ribeiro. “O futuro do CLM está na inteligência sobre o que foi acordado e na capacidade de agir sobre isso com agilidade e precisão”, finaliza.
