Plataforma‌ ‌automatiza‌ ‌a‌ ‌gestão‌ ‌de‌ ‌despesas‌ ‌dos‌ ‌funcionários‌ ‌com‌ ‌segurança 

Nos últimos anos acompanhamos o surgimento de diversos tipos de fraudes nos meios de comunicação. Dentro das empresas essa realidade ainda é vista e pode ser causada pela velocidade das mudanças organizacionais, onde os controles internos não acontecem na mesma intensidade. Por outro lado, com o avanço da tecnologia em todos os setores, ficou mais fácil detectar os problemas que as corporações enfrentam no dia a dia.

As fraudes podem ser vistas em qualquer atitude de má-fé ou mesmo ilícita que um colaborador realiza a fim de obter benefícios para si ou para terceiros. Essa atitude pode acontecer por meio de omissão, abuso de poder, mentiras, quebra de confiança e burla de normas e políticas da instituição. Para facilitar, Thiago Campaz, CEO do VExpenses – plataforma‌ ‌que‌ ‌automatiza‌ ‌a‌ ‌gestão‌ ‌de‌ ‌despesas‌ ‌dos‌ ‌funcionários‌ ‌com‌ ‌segurança – elencou os principais tipos de fraudes e como as companhias podem evitá-las. Confira:

Superfaturamento

O superfaturamento é uma prática comum em despesas relacionadas a restaurantes, postos de gasolina e até mesmo em hotéis. Para exemplificar, ela acontece da seguinte forma: a pessoa pede uma nota fiscal com valor superior ao que foi desembolsado realmente. Dessa forma, ele ‘tira’ um dinheiro por fora com essa ação.

Para evitar esse tipo de conduta, uma boa política de reembolso precisa ser adotada e seguida, contendo um processo bem estruturado e otimizado com as diretrizes de compliance.

Gastos Pessoais

Essa é uma das fraudes mais comuns, principalmente nos seguintes casos: uso do carro da empresa para realização de atividades pessoais e na hora dos passeios com a quilometragem da companhia em atividade externas ou viagens.
Tenha cuidado! Principalmente se ela oferece cartão corporativo, todas as regras de uso precisam ser claras e devem ser seguidas, inclusive, aceitar faturas de cartão de crédito como comprovante de despesa para reembolso pode ser perigoso. Uma saída prática para esse problema é o uso do cartão corporativo pré-pago, pois com eles é possível estabelecer o limite de gastos, além de possibilitar uma acompanhamento online em tempo real.

Extravio de comprovantes

Para ter uma boa gestão estratégica, juntamente de um controle financeiro eficiente da companhia é essencial exigir todas as notas fiscais do colaborador para as comprovações de custos. Então, é incomum ocorrer perdas de comprovantes fiscais ou até mesmo alterações desses documentos.

Para driblar essa situação, implemente ferramentas que lêem automaticamente recibos e notas fiscais, armazenem em nuvem e lancem os valores em um relatório. Isso com certeza fará a diferença.

Despesas escondidas

A maioria das empresas proíbe o reembolso de cigarros e/ou bebidas alcoólicas. Todavia, para burlar esse sistema, muitos funcionários solicitam que o estabelecimento insira na nota outro produto de igual ou maior quantia.

Uma sugestão para evitar esse acontecimento é criar o hábito de realizar auditorias das despesas dentro da corporação. Fora isso, também pode-se promover pesquisas detalhadas sobre os gastos de colaboradores e seus hábitos de consumo. Além de, é claro, penalizar – de forma ética – quem age dessa maneira para que a pessoa não seja reincidente neste erro.23