Nos últimos anos pudemos notar mudanças drásticas no que se refere à entrega de obrigações fiscais. Os controles se tornaram cada vez mais rígidos e forçaram as empresas a melhorá-los cada dia mais, o que evita assim multas e pagamentos desnecessários.
Porém, o que temos visto é que as empresas não estão preparadas para estas novas demandas, ou seja, os softwares utilizados não precisavam cumprir determinadas situações que hoje são necessárias. E as companhias ainda contam com um fator relevante que é a falta de comunicação entre as áreas internas. Essa falta de comunicação muitas vezes significa o atraso ou por vezes a não entrega do projeto. Mas o que fazer para evitar esses problemas?
Acreditamos que a criação de um Comitê Fiscal dentro das empresas traga a solução e tranqüilidade na hora de preparar e entregar as obrigações fiscais. Profissionais como gerentes e coordenadores das áreas envolvidas no projeto ou que possam impactar nos processos relacionados fariam parte desse comitê. Os diretores participariam somente de algumas reuniões, uma vez que é melhor envolver apenas os colaboradores ligados ao operacional.
É necessário que esteja claro para todos os envolvidos a finalidade e os principais pontos a serem discutidos nas reuniões. O comitê nada mais é do que uma equipe de trabalho reunida para discutir temas que demandam urgência em determinados assuntos, como por exemplo, SPED, NF-e, SPED Pis e Cofins; com o objetivo de cumprir os prazos estipulados pelo fisco.
O principal objetivo do que propomos aqui, a formação de um comitê, é única e exclusivamente para verificar o que pode ser realizado, corrigir ou até mesmo criar para atender às novas demandas fiscais. Além desses pontos, todos os assuntos ligados ao comitê, a metodologia a ser empregada, direcionamento do projeto, correções e a verificação do andamento do mesmo serão as principais questões discutidas durante as reuniões.
Certamente essas ações irão trazer inúmeros benefícios para as empresas, tais como foco, direcionamento e principalmente ganho de tempo. Com a integração entre as equipes o processo também ganha agilidade e permite que mais colaboradores participem das ações, o que integra as áreas e colabora para o relacionamento interpessoal.
O comitê não é uma obrigatoriedade, mas acredito que ele possa ajudar bastante no processo. A empresa pode decidir não utilizá-lo, porém, entendo que este é bastante moroso, já que cada área é envolvida separadamente. Podem ocorrer os erros já mencionados e a empresa pode acabar incorrendo nos mesmos erros e perder os prazos de entrega ou entregas com informações inconsistentes, e ficando a sujeito as temidas multas e penalizações.
Acredito que este é um novo caminho para as empresas, um caminho onde todas as áreas devem estar a favor da companhia, ajudando-a a cumprir seu objetivo principal e produzir informações de acordo com as novas exigências fiscais e nos prazos estabelecidos. O futuro nos remete a novas práticas e novos desafios.
Para obtermos resultados diferentes precisamos de novas práticas, então mãos à obra.
Alexandre Noviscki é diretor da H2A Soluções Corporativas – www.h2asol.com.br
