Donos de pequenos negócios estão investindo em uma maneira mais ágil e digital de se relacionar com seus clientes, fornecedores e parceiros: aplicativos de mensagens instantâneas no celular. Uma pesquisa inédita do Sebrae mostra que quatro em cada dez donos de e-commerce de pequeno porte do país, aqueles que faturam até R$ 3,6 milhões por ano, usam o Whatsapp para atender o cliente. Em um ano, o percentual dobrou, o que mostra a enorme popularização da prática.

Segundo a 2ª Pesquisa Nacional do Varejo Online, feita em parceria com o E-commerce Brasil, 39% das empresas de pequeno porte que atuam no comércio eletrônico usam o whatsapp, tanto no pré como no pós venda. Percentual que era de apenas 19% em 2014. A pesquisa que mostrou o crescimento do aplicativo como canal de atendimento também evidenciou a redução do uso do telefone, que caiu de 64% para 55%.

Os dados revelam ainda que, quanto menor o porte da empresa, maior a utilização do aplicativo de mensagem instantânea. Entre os microempreendedores individuais (MEI), por exemplo, quase metade usa a ferramenta para se comunicar com os clientes, percentual que cai para 41% nas microempresas e 26% nas empresas de pequeno porte. Nas médias e grandes empresas, apenas 17% usam o aplicativo para se relacionar com os clientes.

A vantagem mais impactante dessa ferramenta é que as mensagens são entregues rapidamente. O recebimento de imagens de produtos, confirmação e acompanhamento de pedidos, informações e até promoções está ganhando cada vez mais a adesão dos usuários. Assim, não só empresários do e-commerce se beneficiam das facilidades da internet. Pequenos negócios dos mais diversos segmentos – Comércio, Indústria e Serviços – usam o Whatsapp como forma de contato com o cliente ou fornecedor.

“É preciso tomar cuidado sobre como gerir esse canal de comunicação. As mensagens de fato devem ser instantâneas e as respostas devem ser enviadas, no máximo, no mesmo dia em que foram recebidas”, aconselha Hyrla Marianna Oliveira, coordenadora nacional de E-commerce do Sebrae. “Além disso, é preciso pedir uma autorização prévia para enviar mensagens para o cliente, caso contrário ele pode entender a iniciativa como uma invasão de privacidade e de inconveniência”, acrescenta.

Outra dica do Sebrae é usar a lista de transmissão para o envio das mensagens, uma ferramenta do aplicativo que permite o envio de uma mesma mensagem para várias pessoas ao mesmo tempo, sem revelar os destinatários uns aos outros. Para o uso desse recurso, a única limitação é que os destinatários tenham o número do emissor da mensagem salvo na sua agenda de telefone. O recurso funciona como a cópia oculta de email e também possibilita que cada destinatário opte por responder a mensagem individualmente. “Isso para os pequenos negócios é muito importante, pois uma empresa pode ter um canal de comunicação com sua clientela sem as inconveniências das múltiplas mensagens que ocorrem no formato de grupo”, ressalta a coordenadora de e-commerce do Sebrae.

Mais dicas do Sebrae:

• Pergunte ao cliente se ele permite esse tipo de comunicação e se você pode adicioná-lo na sua lista de contatos.
• Tenha um número somente para esse fim e não misture contatos pessoais com clientes ou contatos profissionais da empresa.
• Utilize boas práticas na comunicação e atendimento ao cliente, com linguajar adequado e atenção a erros gramaticais e de digitação.
• É preciso agilidade na resposta. O aplicativo presume a instantaneidade da comunicação.
• Informe o horário em que estará disponível on line para que não haja reclamações quanto à falta de atendimento. Informe também ao cliente que ele deve adicionar o telefone da empresa nos contatos para que a mensagem enviada não seja classificada como spam.
• Seja objetivo, claro e breve nas mensagens.
• Crie grupos por afinidades de interesses. Por exemplo, grupos para divulgar eventos, produtos ou novos serviços.
• Divulgue apenas um ou dois conteúdos por dia para os participantes não se incomodarem com muitos posts.
• Não compartilhe informações pessoais de clientes em grupos.
• Profissionalize-se para ganhar escala no atendimento. Algumas empresas oferecem soluções para automatizar o atendimento e ajudar na administração do aplicativo.