Para Erika Daguani, CPO e CHRO da Qive, a Reforma Tributária deve expor fragilidades operacionais no backoffice, agravadas por processos manuais e informações fragmentadas

A menos de duas semanas de um marco da Reforma Tributária, empresas do regime regular correm contra o relógio: desde o dia 3 de agosto, a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda passam a rejeitar automaticamente notas fiscais eletrônicas emitidas sem os campos obrigatórios de IBS e CBS. Para quem vende, uma nota rejeitada pode significar faturamento interrompido. Para quem compra, o risco está em receber documentos incorretos ou enfrentar atrasos provocados por fornecedores ainda não preparados.

De acordo com o capítulo de Reforma Tributária do Panorama do Contas a Pagar, estudo da Qive, a obrigação legal tem acelerado a adequação das empresas. No primeiro trimestre de 2026, nas operações com mercadorias em organizações obrigadas, 78,5% das notas analisadas já apresentavam preenchimento completo dos novos campos. Já nos documentos de serviços, porém, a adesão total ficou em 16,3%. A diferença evidencia que a preparação avança em ritmos distintos conforme o tipo de documento e a infraestrutura envolvida. O estudo analisou mais de 104 milhões de documentos fiscais emitidos (60,1 milhões de NFes e 44,3 milhões de NFSes).

No curto prazo, o efeito mais direto da falta de adequação é operacional: documentos podem ser rejeitados, interrompendo a emissão, atrasando o faturamento e gerando retrabalho entre empresas e fornecedores. À medida que o novo sistema tributário avançar para sua vigência plena, a qualidade dessas informações também terá impacto financeiro, inclusive sobre a apropriação de créditos e a exposição a penalidades.

“O cenário de vigência da Reforma Tributária pode custar às empresas, tanto em multas quanto em créditos não coletados. O desafio da mudança não está em pagar os tributos de outra forma, mas operar um sistema completamente novo sem parar o antigo. O resultado acaba sendo complexo, com mais risco de erro e mais pressão por controle e qualidade de dados. Por isso, é preciso entender que é uma mudança de infraestrutura, e as grandes corporações, principalmente, vão encabeçar a adequação de toda a cadeia, transformando inclusive a relação com fornecedores, para evitar esses custos. Quem não tratar o tema como prioridade vai sentir os impactos lá na frente”, explica Erika Daguani, CPO e CHRO da Qive.

Sobre um backoffice frágil, os custos de inadequação à Reforma não vêm sozinhos. Somam-se a eles as perdas ligadas a fraudes e inconsistências em pagamentos, que se intensificam com fluxos desconectados. Para Erika, o backoffice é o coração dessa mudança. Atualmente, com processos manuais e ineficientes, o setor tem com a Reforma Tributária a  oportunidade de revisar processos com fragilidade e entender como os custos de inadequação de possíveis fraudes podem ser evitados.

O mesmo levantamento da Qive, no capítulo sobre vulnerabilidades no contas a pagar, revela que mais de 11 mil boletos de quase 900 emissores diferentes, totalizando um montante de R$69,5 milhões em valores dos documentos, foram emitidos por CNPJs que não constam na base da Receita Federal no momento da análise — uma zona cega entre o fiscal e o financeiro, ainda que não necessariamente uma fraude.

“Esses erros e vulnerabilidades que levam a perda de dinheiro são identificados, na maioria das vezes, no dia do pagamento. Estamos falando especialmente na relação entre documento fiscal, fornecedor e pagamento. As inconsistências entre o Pedido de Compra (PO) e a Nota Fiscal identificadas tardiamente são prejudiciais para toda a cadeia interna, já que travam a escrituração contábil, geram multas e juros por atraso e desgastam a relação de confiança com os parceiros comerciais”, explica a especialista.

O estudo ainda detalha esses desafios entre os setores. Na análise foi constatado que, apenas em 2025, os setores de Varejo e Indústria receberam R$ 50 milhões em cobranças de boletos cuja origem não consta na base da Receita Federal, ou seja, são segmentos mais expostos a inconsistências cadastrais e pagamentos equivocados, pela extensão da cadeia de fornecedores e pelo volume de compras.

Para Erika, a falta de processos de auditoria prévia e a dependência de comunicações descentralizadas entre empresa e fornecedor estão no centro deste cenário. “Historicamente, a triagem de documentos exige um alto esforço manual, envolvendo a troca excessiva de e-mails, o uso de planilhas para controle e a navegação por múltiplos módulos complexos no sistema ERP. Isso cria silos operacionais, deixando os departamentos de Compras, Fiscal e Financeiro sem uma visibilidade compartilhada do fluxo de pagamentos”, complementa. Esse fator pode levar à perda de caixa por falta de eventuais descontos por pagamento antecipado ou até mesmo pela necessidade da correção de nota fiscal.

Para finalizar, a CPO e CHRO da Qive destaca que a adequação ao novo modelo em ‘marcha lenta’ além da obrigatoriedade pode desencadear um ralo financeiro, com a perda de dinheiro nesta frente. Para estancá-lo e eliminar a conferência manual de faturas, Erika explica que é necessário escalar a gestão, desde o CFO, operação, até os parceiros.

“Inadequação à Reforma e exposição a fraudes são problemas diferentes, mas ambos se agravam em um backoffice fragmentado, com dados dispersos e controles tardios. O novo marco tributário coloca essas fragilidades em evidência e cria uma oportunidade para que as empresas revisem seus processos antes que falhas operacionais se transformem em custos”, finaliza.