Capítulo inédito do Panorama do Contas a Pagar analisou mais de 104 milhões de documentos fiscais no primeiro trimestre deste ano

A Reforma Tributária já saiu do papel, mas a implementação avança de forma diferente no Brasil – oriunda de regras, datas e complexidades diferentes documentos, regimes e empresas. É o que revela o capítulo inédito do Panorama do Contas a Pagar, estudo exclusivo conduzido pela Qive, que analisou mais de 104,4 milhões de notas emitidas no primeiro trimestre deste ano.

Entre as empresas do Regime Normal, grupo que já é legalmente obrigatório a emitir os documentos eletrônicos com os destaques individualizados da CBS e do IBS em 2026, 78,5% das notas de mercadorias já saíram com total aderência aos novos parâmetros exigidos pelo Fisco. Em serviços, porém, a transição ainda é inicial: apenas 16,3% das notas emitidas no Padrão Nacional da NFSe constam em conformidade total.

O levantamento, que processou 60,1 milhões de Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) e 44,3 milhões de Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSe), evidencia que a obrigação legal é o principal motor da mudança no país.

“Os dados mostram que o país vive diferentes velocidades na preparação para o novo modelo de tributação sobre consumo. Enquanto cadeias ligadas a bens físicos evoluem impulsionadas por regras mais consolidadas e sistemas já adaptados, o setor de serviços enfrenta um desafio adicional: a implantação do padrão nacional de NFS-e ocorrendo em paralelo à adequação dos contribuintes à Reforma Tributária. Esse cenário amplia a incerteza operacional, tornando o desafio não apenas cumprir exigências formais, mas também garantir a correta interpretação das novas estruturas de cálculo, especialmente em segmentos com regimes diferenciados e alta complexidade regulatória”, afirma Erika Daguani, CPO da Qive.

O peso da obrigatoriedade e as surpresas regionais 
A análise comprova que, quando a regra vira requisito, a adequação escala rápido. Empresas do Simples Nacional e MEIs, que estão dispensadas do cumprimento dessas obrigações acessórias em 2026, apresentaram uma adesão total de apenas 5,6% nas notas de produtos e de ínfimos 0,76% nas notas de serviços com o padrão nacional.

“Como 84% dos CNPJs ativos no Brasil estão no Simples Nacional, as grandes empresas adquirentes (do Regime Normal) podem exigir que esses fornecedores optem pelo recolhimento do IBS/CBS. Caso contrário, as grandes empresas não conseguirão tomar o crédito tributário integral dessas compras e poderão substituir esses fornecedores por outros que garantam a geração de crédito”, explica Erika.

A geografia da adaptação também trouxe surpresas. Embora São Paulo e Minas Gerais concentrem 57% do volume nacional de notas analisadas, a excelência na transição da NFe veio de fora do eixo tradicional: Amazonas (90,5%), Rio Grande do Norte (89,5%) e Alagoas (87,7%) superaram a marca dos 85% de adequação total. O dado sugere que a aceleração de adequação não ficou restrita ao Sudeste e pode refletir particularidades regulatórias e operacionais locais, como as exigências relacionadas à Zona Franca de Manaus.

Serviços: infraestrutura nova, regra nova e um gargalo crítico
Em serviços, a transição é mais complexa porque envolve duas mudanças simultâneas: a migração da tributação para para o novo modelo de imposto (IBS) e a consolidação de um Padrão Nacional para a NFSe. Do total de NFSe analisadas, 71% já foram emitidas no Padrão Nacional; dentro desse universo, 88,3% são de empresas do Regime Normal. Mesmo assim, a conformidade total nos cálculos ficou em 16,3% considerando o montante analisado no padrão nacional.

“Nesse cenário, o contribuinte está em um verdadeiro caos, repleto de inconsistências técnicas. O atraso na adaptação das próprias prefeituras seja no emissor próprio ou na adoção da plataforma nacional e os desafios tecnológicos municipais justificam por que a conformidade tributária empacou mesmo com o uso do novo sistema. Além disso, o sistema ainda não obriga que quem está no Padrão Nacional declare as novas tags. Empresas que se adequaram são as que estão mais preocupadas ou têm benefícios relacionados”, comenta Guilherme Martins, Gerente de Produto da Qive.

O setor de Saúde e Farmacêutico desponta como o principal ponto de alerta, acumulando apenas 2,3% de conformidade. Segundo a leitura do estudo, trata-se de um dos ambientes mais complexos da reforma, com regras diferenciadas, reduções de alíquota e necessidade de parametrizações mais sofisticadas.

Do Fiscal para o Financeiro: o alerta sobre o Split Payment
O estudo traz um alerta importante: os altos índices atuais de regularização são, em grande parte, estruturais, mas não significam necessariamente um acerto. “O cenário  reflete o preenchimento dos novos campos para evitar a rejeição da nota pelo Fisco, mas isso não significa uma exatidão tributária nas escolhas”, destaca Guilherme.

Além do preenchimento das novas tags, o estudo chama atenção para um efeito mais estrutural da reforma: a adequação deixará de ser apenas uma agenda fiscal e passará a impactar diretamente o financeiro e a gestão de fornecedores. “Não basta uma empresa estar preparada sozinha. Se um fornecedor não estiver adequado, o crédito tributário pode não ser aproveitado, e isso muda a relação comercial em toda a cadeia”, afirma o gerente. Nas discussões que embasaram o estudo, os especialistas destacam que grandes empresas já tendem a mapear o compliance tributário de seus fornecedores para evitar perda de crédito.

O verdadeiro ‘teste de fogo’ para as companhias brasileiras ocorrerá em 2027, com a entrada em vigor do Split Payment (pagamento fracionado). Esse modelo fará a segregação automática do imposto no momento da liquidação financeira.

“O documento fiscal passa a ser quase uma mini conta corrente daquela transação, porque tudo o que acontece relacionado a esse documento, da geração de crédito ao próprio split payment, estará vinculado”, afirma Martins. O especialista ressalta o impacto estratégico para os negócios: “Não existe crédito tributário gerado de uma nota que não foi paga. O Contas a Pagar, que hoje é visto como uma área muito operacional, passará a ser altamente estratégica”, garante.

Com o Split Payment, a imprecisão tributária deixará de ser um problema de ‘curva de aprendizado’ do departamento fiscal para se tornar perda imediata de dinheiro e de fluxo de caixa. Além disso, a pressão comercial da cadeia B2B forçará  a emissão em maior conformidade das notas, para garantir o crédito de seus clientes.

Metodologia
O capítulo do Panorama do Contas a Pagar analisou 104,4 milhões de documentos fiscais emitidos entre janeiro e março de 2026, sendo 60,1 milhões de NFe e 44,3 milhões de NFSe, com base em dados processados pela Qive. A análise considerou também o regime tributário das empresas, permitindo comparar o nível de adequação entre grupos com diferentes graus de obrigatoriedade diante da Reforma Tributária.

Para NFe, a “adequação total” considera o preenchimento dos novos campos exigidos pela Reforma em todos os itens do documento; a “adequação parcial” ocorre quando apenas parte dos itens apresenta os campos preenchidos.

Para NFSe, a classificação considera adequação total ou não adequação. No caso das notas de serviço, a análise observou especialmente o montante já emitido no layout Padrão Nacional, recorte que concentra a parcela mais relevante da base e permite avaliar com mais precisão o estágio de adaptação à nova estrutura. Importante: o levantamento mede a presença e preenchimento estrutural dos campos no layout e não audita a correção jurídica do enquadramento tributário (ex.: CST/cClassTrib) em cada operação.